Sebelum ada teknologi, pencatatan aset desa dilakukan secara manual. Biasanya perangkat desa membuat buku besar atau spreadsheet sederhana untuk mencatat semua aset dan barang yang ada. Dalam metode manual ini, setiap barang dicatat satu per satu dengan mencantumkan nama barang, jumlah, kondisi, tanggal pembelian, dan nilai barang.

Walaupun terdengar sederhana, pencatatan manual memiliki banyak kekurangan. Pertama, pencatatan manual sangat memakan waktu, apalagi jika desa memiliki banyak aset dan barang. Kedua, risiko human error tinggi karena salah tulis atau salah menghitung. Ketiga, pencarian data menjadi lambat saat dibutuhkan laporan mendadak atau audit. Keempat, keamanan data juga menjadi masalah karena buku catatan atau file spreadsheet bisa hilang, rusak, atau diakses oleh orang yang tidak berhak.

Karena itulah banyak desa mulai beralih ke metode digital dengan menggunakan software bumdes, yang memudahkan pencatatan, pengelolaan, dan pelaporan aset secara efisien.