Bendahara bumdes sering mengalami kesulitan saat harus mencari data lama, apalagi menjelang audit. Sulitnya mengakses data ini biasanya disebabkan oleh beberapa faktor yang saling berkaitan. Mari kita bahas satu per satu dengan lebih rinci.

Pencatatan Masih Manual

Salah satu penyebab utama adalah pencatatan keuangan yang masih manual. Banyak bumdes masih mengandalkan buku kas fisik atau spreadsheet sederhana untuk mencatat setiap transaksi. Memang, cara ini terlihat murah dan mudah diimplementasikan, tapi seiring waktu, jumlah transaksi akan terus bertambah.

Ketika transaksi sudah menumpuk, mencari satu data tertentu bisa memakan waktu berjam-jam. Misalnya, jika auditor meminta rincian transaksi penjualan produk bulan Maret tahun lalu, bendahara harus membuka setiap lembar buku kas atau spreadsheet untuk menemukan catatan yang dimaksud. Proses ini melelahkan dan rentan terjadi kesalahan.

Selain itu, pencatatan manual tidak memiliki fitur pencarian cepat. Semua harus dicek satu per satu, sehingga efisiensi kerja menurun drastis. Waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk mengelola keuangan atau menyiapkan laporan malah habis hanya untuk menelusuri arsip.

Arsip Fisik yang Tidak Terorganisir

Masalah berikutnya adalah arsip fisik yang tidak terorganisir dengan baik. Banyak dokumen dan bukti transaksi disimpan secara acak atau hanya diberi label sederhana. Tanpa sistem penyimpanan yang jelas, bendahara harus mengingat di mana dokumen tertentu berada.

Situasi ini menjadi lebih rumit ketika arsip sudah menumpuk bertahun-tahun. Tumpukan dokumen yang tidak rapi membuat proses pencarian semakin lambat dan memakan tenaga ekstra. Tidak jarang bendahara harus membuka kotak arsip, memeriksa satu per satu dokumen, dan berharap menemukan bukti transaksi yang diminta auditor.

Selain memperlambat pekerjaan, arsip fisik yang tidak teratur juga meningkatkan risiko dokumen hilang atau rusak. Hal ini tentu menambah tekanan bagi bendahara, apalagi saat audit yang waktunya terbatas.

Risiko Kesalahan Manusia

Penyebab lain yang sering luput dari perhatian adalah risiko kesalahan manusia. Pencatatan manual sangat bergantung pada ketelitian bendahara. Kesalahan kecil seperti salah menulis tanggal, nominal, atau keterangan transaksi bisa membuat data menjadi rancu.

Saat audit tiba, kesalahan ini menjadi masalah besar. Auditor akan menuntut data yang lengkap dan akurat. Jika ada transaksi yang salah catat, bendahara harus melakukan koreksi tambahan, yang tentu memakan waktu dan tenaga. Semakin banyak transaksi yang harus diperiksa, semakin tinggi risiko kesalahan ini terjadi.

Kesalahan manusia ini sebenarnya bisa diminimalkan, tetapi tetap tidak bisa dihilangkan sepenuhnya jika pencatatan masih dilakukan secara manual. Hal ini membuat proses audit menjadi lebih rumit dan menambah beban kerja bendahara.

Belum Menggunakan Aplikasi Bumdes

Terakhir, salah satu penyebab utama yang sering terlupakan adalah belum menggunakan aplikasi bumdes. Tanpa aplikasi bumdes, semua catatan transaksi tersebar di buku, spreadsheet, atau dokumen fisik yang berbeda-beda. Mencari satu transaksi tertentu menjadi pekerjaan yang melelahkan dan memakan banyak waktu.

Dengan aplikasi bumdes, semua data tersimpan di database digital yang terstruktur. Bendahara bisa mencari data lama hanya dengan beberapa klik, memfilter berdasarkan tanggal, jenis transaksi, atau kategori lainnya. Tidak perlu lagi membuka arsip fisik berdebu atau menelusuri lembar demi lembar buku kas. Aplikasi bumdes membuat pencatatan lebih rapi, pencarian data lebih cepat, dan proses audit menjadi jauh lebih mudah.