Salah satu masalah yang sering bikin kamu pusing saat menjalankan usaha percetakan adalah ketika hasil penjualan tidak cocok dengan pengurangan stok bahan. Penjualan terlihat sedikit tetapi bahan yang habis justru banyak. Kondisi ini tidak hanya membingungkan tetapi juga sangat merugikan. Kamu jadi sulit menghitung keuntungan, tidak yakin dengan realisasi penggunaan bahan, dan bingung mencari penyebabnya. Tidak jarang, masalah ini membuat operasional terasa berantakan dan memicu kecurigaan terhadap karyawan atau sistem pencatatan yang digunakan.

Masalah ini memang tidak boleh dianggap sepele. Meski tampaknya hanya soal administrasi, dampaknya bisa langsung terasa pada keuangan bisnis. Kamu yang sedang mengelola percetakan pasti tahu bahwa setiap gram kertas, tinta, atau bahan laminasi itu punya nilai. Jika bahan habis lebih banyak dari seharusnya tetapi penjualan tidak meningkat, berarti ada sesuatu yang salah dalam alur kerja atau pencatatannya.

Agar kamu tidak terus menerus menghadapi situasi seperti ini, kami ingin mengulas lebih dalam tentang penyebab, dampak, dan solusi praktis yang bisa membuat pencatatan stok dan penjualan menjadi jauh lebih akurat dan terkendali. Di bagian akhir, kamu akan memahami bagaimana aplikasi kasir percetakan bisa menjadi solusi paling ideal untuk bisnis percetakan masa kini.

Penyebab Penjualan Tidak Sesuai dengan Stok yang Berkurang

Masalah ini pasti ada sebabnya. Biasanya bukan satu faktor tunggal, melainkan gabungan dari beberapa hal yang terjadi secara bersamaan tanpa kamu sadari. Berikut penjelasan yang paling sering terjadi di lapangan.

Pencatatan Manual yang Tidak Rapi

Banyak percetakan masih mengandalkan pencatatan manual menggunakan buku atau spreadsheet sederhana. Masalahnya, pencatatan manual rentan salah hitung, lupa input, atau tidak terupdate secara real time. Saat bahan digunakan untuk produksi, sering kali tidak dicatat langsung dan akhirnya terjadi selisih antara stok fisik dan stok yang tertulis.

Tidak Ada Standar Pemakaian Bahan

Proses produksi di percetakan melibatkan banyak jenis pekerjaan seperti cetak undangan, brosur, banner, stiker, dan lainnya. Setiap pekerjaan membutuhkan bahan dengan takaran berbeda. Jika tidak ada standar pemakaian bahan yang jelas, karyawan bisa menggunakan bahan secara sembarangan atau berlebihan.

Penggunaan Bahan untuk Sampel atau Kesalahan Produksi

Cetak percobaan atau kesalahan produksi sering menghabiskan bahan cukup banyak. Namun karena dianggap hal kecil atau sekadar sampel, penggunaan ini sering tidak tercatat. Meski kecil, jika terjadi berulang kali, hasilnya bisa membengkak dan menyebabkan stok berkurang lebih banyak daripada penjualan.

Pengambilan Bahan untuk Keperluan Pribadi atau Pekerjaan Tanpa Invoice

Dalam beberapa kasus, karyawan mengambil bahan untuk keperluan pribadi atau mengerjakan order tanpa membuat invoice resmi. Hal ini membuat stok berkurang tetapi tidak tercatat sebagai penjualan. Akibatnya, kamu merasa ada yang janggal antara laporan penjualan dan stok bahan.

Tidak Ada Sistem yang Menghubungkan Produksi dengan Penjualan

Sering terjadi penjualan dicatat di kasir, tetapi penggunaan bahan tidak otomatis tercatat. Akhirnya bagian kasir dan bagian produksi bekerja sendiri sendiri tanpa sinkronisasi data. Ketika kamu melakukan pengecekan, angka penjualan dan angka stok tidak pernah cocok.

Akibat Jika Masalah Ini Tidak Segera Ditangani

Kalau kamu membiarkan masalah ini terus terjadi, efeknya bisa sangat besar. Tidak hanya merugikan secara finansial, tetapi juga bisa menghancurkan alur kerja operasional bisnismu.

Keuntungan Tidak Terukur dengan Jelas

Bisnis percetakan tidak hanya tentang jumlah pelanggan, tetapi juga tentang efisiensi bahan. Jika kamu tidak tahu pasti berapa banyak bahan yang digunakan untuk satu jenis layanan, maka kamu tidak akan bisa menghitung profit secara akurat.

Sulit Menentukan Harga Jual

Harga jual yang ideal harus berdasarkan biaya bahan, tenaga kerja, dan margin keuntungan. Jika kamu tidak tahu jumlah bahan yang terpakai untuk setiap layanan, harga jual bisa terlalu murah atau terlalu mahal. Keduanya sama sama merugikan.

Risiko Kebocoran Bahan dan Kecurigaan Internal

Ketika stok bahan sering hilang tanpa penjelasan, kamu mulai merasa curiga. Apakah ada karyawan yang menyalahgunakan bahan? Atau apakah proses kerja tidak efisien? Kondisi seperti ini bisa memicu konflik internal dan merusak kepercayaan tim.

Proses Produksi Tidak Terukur dan Tidak Efisien

Bisnis percetakan yang sehat adalah ketika kamu tahu berapa banyak bahan yang digunakan, berapa yang terbuang, dan berapa yang menghasilkan keuntungan. Jika tidak ada data pasti, kamu tidak bisa mengukur efisiensi produksi dan sulit mengambil keputusan strategis.

Laporan Keuangan Tidak Valid

Ketika data stok dan penjualan tidak sinkron, laporan keuangan menjadi kacau. Kamu tidak bisa melihat kondisi bisnis secara real time dan akhirnya merasa ragu mengambil keputusan seperti menambah mesin baru, memperluas layanan, atau rekrut karyawan.

Solusi agar Penjualan dan Pengurangan Stok Bahan Selalu Akurat

Kabar baiknya, masalah ini bisa diselesaikan. Kuncinya adalah mengatur alur kerja, membuat sistem pencatatan yang jelas, dan menggunakan teknologi yang bisa menghubungkan semua aspek penting dalam bisnis percetakan.

Terapkan Standar Penggunaan Bahan

Kamu perlu membuat standar penggunaan bahan untuk setiap jenis pekerjaan. Misalnya, mencetak 100 lembar undangan membutuhkan sekian gram kertas, sekian mililiter tinta, dan berapa lembar laminasi jika diperlukan. Ketika standar ditetapkan, penggunaan bahan jadi lebih terkontrol.

Buat Sistem Pengawasan Produksi

Setiap kali proses cetak dilakukan, catat jenis pekerjaan, jumlah bahan yang digunakan, hasil produk, dan sisa bahan. Ini bisa dilakukan dengan formulir sederhana atau menggunakan spreadsheet. Dengan pengawasan yang jelas, kamu bisa membedakan antara bahan untuk produksi, sampel, kesalahan cetak, atau penggunaan pribadi.

Evaluasi Stok Secara Berkala

Jangan tunggu akhir bulan untuk mengecek stok. Sebaiknya lakukan evaluasi stok mingguan agar kamu bisa mendeteksi lebih cepat jika terjadi selisih. Cara ini membuat kontrol bahan lebih ketat dan lebih mudah diperbaiki ketika ada masalah.

Terapkan Sistem Pencatatan Terpusat

Jika kamu masih mencatat di buku, spreadsheet, dan catatan pribadi, ini saatnya beralih ke sistem pencatatan terpusat. Semua divisi seperti kasir, administrasi, dan produksi harus mengacu pada satu sumber data yang sama. Dengan pencatatan terpusat, kamu bisa mengontrol semua proses bisnis dengan lebih akurat.

Gunakan aplikasi kasir percetakan

Solusi paling efektif dan praktis adalah menggunakan aplikasi kasir percetakan seperti Star Printing POS. Tidak seperti aplikasi kasir biasa, aplikasi kasir percetakan dibuat khusus untuk kebutuhan bisnis percetakan. Di dalamnya ada fitur pencatatan bahan baku, perhitungan biaya produksi, pengurangan stok otomatis berdasarkan transaksi, dan laporan keuntungan real time.

Ketika ada transaksi, aplikasi kasir percetakan akan otomatis mengurangi stok bahan sesuai standar penggunaan bahan yang sudah kamu tentukan. Jadi tidak ada lagi pengurangan stok yang tidak tercatat dan kamu bisa memantau semua data melalui dashboard kapan saja. Fungsi inilah yang membuat aplikasi kasir percetakan menjadi solusi terbaik untuk mengatasi masalah hasil penjualan yang tidak sejalan dengan stok bahan.

Dengan aplikasi kasir percetakan, kamu juga bisa tahu bahan mana yang cepat habis, mana yang perlu restock, dan mana yang jarang digunakan. Selain itu, kamu bisa melihat laporan penjualan, laporan penggunaan bahan, dan laporan keuntungan tanpa harus menghitung manual. Alur kerjanya jadi lebih rapi, karyawan lebih mudah bekerja, dan kamu bisa mengambil keputusan bisnis yang lebih akurat.

Penutup

Bisnis percetakan bukan hanya soal cetak cepat dan hasil bagus, tetapi juga soal pengelolaan yang rapi dan efisien. Ketika penjualan tidak cocok dengan pengurangan stok bahan, itu tanda bahwa sistem pencatatan perlu diperbaiki. Kamu harus tahu penyebabnya, memahami dampaknya, dan segera mencari solusi agar bisnis tetap sehat.

Mulailah dari membuat standar penggunaan bahan, melakukan pengawasan yang baik, hingga menggunakan teknologi seperti aplikasi kasir percetakan. Dengan sistem yang tepat, kamu bisa mengendalikan stok, mencatat penjualan secara akurat, dan menjaga keuntungan tetap stabil.

Saatnya percetakanmu bekerja lebih cerdas, bukan lebih rumit. Dengan aplikasi kasir percetakan, semua menjadi lebih mudah dan terukur.