Masalah double order di percetakan mungkin terdengar sepele, tetapi kenyataannya bisa menjadi mimpi buruk yang menguras waktu, tenaga, dan bahkan reputasi bisnis percetakan. Bayangkan kamu sudah menjalankan proses produksi untuk satu pesanan, tiba tiba ada pesanan yang sama masuk lagi. Atau lebih fatal lagi, pesanan sudah jadi dan siap diambil, tetapi kamu baru sadar bahwa kamu mencetaknya dua kali tanpa disadari. Kondisi seperti ini bukan hanya bikin kamu pusing, tetapi juga bisa membuat pelanggan merasa kecewa dan tidak ingin kembali lagi.

Kami memahami bagaimana hectic nya dunia percetakan. Pesanan masuk dari berbagai channel seperti WhatsApp, email, datang langsung ke outlet, bahkan via marketplace. Tim kamu sudah sibuk dengan desain, finishing, laminasi, packing, dan produksi lainnya. Di tengah ribetnya alur itu, double order bisa terjadi kapan saja. Itulah kenapa kamu perlu memahami akar masalahnya, dampak yang ditimbulkan, dan tentu saja bagaimana solusi terbaik untuk mengatasinya. Salah satu solusi modern yang terbukti efektif adalah menggunakan software pos percetakan, yaitu aplikasi point of sale khusus untuk bisnis percetakan.

Mari kita bahas masalah double order ini lebih dalam dan bagaimana kamu bisa mengatasinya dengan cara yang lebih sistematis dan profesional.

Penyebab Utama Double Order di Percetakan

Double order tidak muncul begitu saja. Biasanya ada beberapa kebiasaan atau sistem kerja yang tidak tertata dengan baik. Berikut beberapa penyebab yang sering terjadi di percetakan.

Komunikasi Antar Tim yang Tidak Sinkron

Di percetakan, proses kerja melibatkan banyak bagian seperti admin, desain, produksi, hingga pengiriman. Jika komunikasi antar tim tidak berjalan dengan baik, pesanan bisa dicetak lebih dari sekali karena dianggap belum diproses. Admin mungkin sudah mencatat dan meneruskan ke produksi, tetapi tim produksi tidak mengetahui bahwa pekerjaan itu sudah pernah berjalan.

Pencatatan Pesanan Masih Manual

Banyak percetakan masih mengandalkan buku catatan atau spreadsheet untuk mencatat order. Sebenarnya tidak ada yang salah dengan cara ini, tetapi sangat rawan duplikasi. Ketika pesanan masuk lagi di hari berbeda, admin bisa saja tidak menyadari itu pesanan yang sama dan membuat order baru. Ini sering terjadi terutama jika pelanggan tidak memberikan informasi yang lengkap.

Tidak Ada Sistem Nomor Order yang Terstruktur

Ketiadaan nomor order yang jelas membuat pesanan mudah tertukar dan bahkan tercatat dua kali. Admin bisa kebingungan membedakan mana order baru dan mana order lama. Padahal, sistem nomor order yang unik bisa menjadi penanda utama agar tidak terjadi double order.

Pesanan Masuk dari Banyak Sumber Tanpa Integrasi

Pelanggan sekarang bisa memesan dari berbagai platform. Ada yang kirim file lewat email, ada yang order lewat Instagram, ada yang datang langsung, dan ada juga yang chat via WhatsApp. Jika setiap channel dicatat secara terpisah, maka kemungkinan pesanan tercatat dua kali sangat besar karena tidak saling terintegrasi.

Akibat Double Order untuk Bisnis Percetakan

Double order bukan sekadar masalah teknis, tetapi bisa membawa dampak serius untuk bisnis percetakan kamu. Beberapa dampaknya bahkan bisa merembet ke reputasi dan keuangan perusahaan.

Memboroskan Bahan Produksi

Salah satu dampak terbesar dari double order adalah borosnya bahan produksi. Kertas art paper, tinta, plastik laminasi, bahkan waktu pemakaian mesin menjadi sia sia. Ini jelas merugikan terutama jika jumlah pesanan cukup besar. Bahan yang seharusnya bisa digunakan untuk project lain justru habis untuk pekerjaan yang sebenarnya tidak perlu.

Waktu dan Tenaga yang Terbuang

Ketika kamu mencetak pesanan dua kali, tenaga desain, operator mesin, hingga bagian finishing ikut tersita. Padahal tenaga mereka bisa dialokasikan untuk pekerjaan lain yang lebih produktif. Akibatnya, kamu malah kewalahan mengatur waktu produksi untuk pesanan berikutnya.

Bisa Menimbulkan Konflik Internal

Double order bisa memicu konflik antar tim. Tim produksi bisa menyalahkan admin karena dianggap salah input data. Admin menyalahkan tim desain yang dianggap tidak memberikan informasi lengkap. Kondisi ini bisa membuat suasana kerja menjadi kurang nyaman.

Pelanggan Merasa Tidak Profesional

Ketika pelanggan tahu bahwa pesanan mereka dicetak dua kali atau bahkan salah pengerjaan, mereka bisa menganggap percetakan kamu kurang profesional. Ini bisa membuat mereka berpikir dua kali untuk menggunakan jasa kamu lagi karena merasa sistem kerja kamu tidak tertata.

Solusi untuk Menghindari Double Order di Percetakan

Kabar baiknya, masalah double order bisa kamu cegah dengan menerapkan beberapa solusi sederhana dan sistematis. Berikut beberapa cara efektif yang bisa kamu terapkan.

Menerapkan Sistem Pencatatan Order yang Terpusat

Langkah pertama adalah memastikan semua pesanan tercatat dalam satu sistem yang rapi. Tidak peduli pesanan berasal dari WhatsApp, email, atau datang langsung, semuanya harus tercatat dalam satu tempat yang mudah diakses oleh tim lain. Dengan begitu, tidak ada pesanan yang double karena setiap order sudah terlacak sejak awal.

Membuat Standar Operasional yang Jelas

Tetapkan alur kerja yang jelas. Misalnya, pesanan masuk ke admin, lalu divalidasi, kemudian diberikan nomor order, setelah itu diteruskan ke desain dan produksi. Dengan alur ini, setiap tim punya tanggung jawab masing masing dan tidak akan terjadi tumpang tindih pekerjaan.

Gunakan Software Pos Percetakan untuk Otomatisasi

Solusi paling efektif dan modern untuk menghindari double order adalah menggunakan software pos percetakan. Dengan menggunakan software pos percetakan, kamu bisa merekam semua pesanan secara otomatis dan real time. Setiap order langsung memiliki nomor unik, status pekerjaan, hingga detail lengkap seperti jenis kertas, ukuran, finishing, dan deadline.

Software pos percetakan juga memungkinkan kamu untuk mengintegrasikan banyak sumber order dalam satu platform. Pesanan dari WhatsApp, website, marketplace, atau yang datang langsung bisa langsung tercatat tanpa harus dicatat manual. Hal ini sangat membantu agar tidak terjadi pesanan ganda.

Selain itu, software pos percetakan juga bisa menjadi pengingat otomatis. Kamu bisa melihat pesanan mana yang sudah masuk proses produksi, mana yang sedang desain, dan mana yang sudah siap diambil. Dengan sistem ini, tidak ada lagi pekerjaan yang dibuat dua kali karena semua sudah jelas dan transparan.

Monitoring Proyek dan Produksi Lebih Mudah

Dengan bantuan software pos percetakan, kamu bisa memonitor setiap progress pesanan dengan mudah. Tim produksi tidak perlu menanyakan lagi ke admin apakah pesanan ini sudah dikerjakan atau belum. Semua status pekerjaan bisa dilihat langsung dari sistem. Ini juga membuat pekerjaan tim lebih efisien dan minim kesalahan.

Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Ketika sistem kerja lebih rapi dan terstruktur, pelanggan akan merasakan pelayanan yang lebih profesional. Mereka bisa mendapatkan informasi tentang status order, estimasi selesai, dan bahkan invoice secara cepat. Dengan software pos percetakan, kamu bukan hanya menghindari double order tetapi sekaligus membangun kepercayaan dan loyalitas pelanggan.

Mengapa Software Pos Percetakan Jadi Solusi Terbaik

Software pos percetakan bukan hanya alat pencatat order. Lebih dari itu, software ini dirancang khusus untuk operasional bisnis percetakan. Semua kebutuhan percetakan seperti pencatatan order custom, desain, jumlah cetakan, ukuran kertas, finishing, bahkan perhitungan harga otomatis bisa dilakukan dalam satu sistem.

Memudahkan Pengelolaan Order Custom dengan Detail

Setiap order percetakan biasanya unik. Ada yang minta ukuran brosur spesifik, kertas tertentu, laminasi doff, atau bahkan desain custom. Software pos percetakan memungkinkan kamu mencatat semua detail ini secara lengkap sehingga tidak ada kesalahan dalam produksi.

Mengurangi Ketergantungan pada Catatan Manual

Dengan software pos percetakan, kamu tidak perlu lagi mencatat order secara manual atau menggunakan spreadsheet. Semua tercatat otomatis dan bisa diakses kapan saja. Ini sangat membantu terutama jika kamu memiliki beberapa outlet atau tim produksi yang terpisah.

Mempercepat Proses Kerja dan Pelayanan

Ketika pesanan terdata rapi dan status pekerjaan bisa terlihat jelas, proses kerja jadi lebih cepat. Pelanggan tidak perlu menunggu lama hanya untuk pengecekan status order. Kamu juga bisa memberikan estimasi waktu pengerjaan dengan lebih akurat.

Solusi Modern untuk Percetakan yang Ingin Tumbuh dan Berkembang

Software pos percetakan bukan hanya membantu menyelesaikan masalah double order. Lebih dari itu, software ini membantu bisnis kamu berkembang lebih cepat, lebih efisien, dan lebih profesional. Jika kamu ingin menaikkan level percetakan kamu menjadi lebih modern dan siap bersaing, software pos percetakan adalah langkah yang tepat.

Penutup

Double order memang sering terjadi di percetakan, tetapi bukan berarti tidak bisa dihindari. Dengan memahami penyebabnya, kamu bisa menata ulang alur kerja agar lebih rapi. Dampak double order bisa sangat merugikan, mulai dari kerugian bahan, tenaga, waktu, hingga menurunkan kepercayaan pelanggan.

Solusi terbaik adalah menggunakan sistem yang terpusat, membangun alur kerja yang jelas, dan memanfaatkan teknologi seperti software pos percetakan. Dengan software pos percetakan, kamu bisa mencatat setiap pesanan dengan akurat, menghindari duplikasi, dan memastikan proses produksi berjalan lancar.

Jika kamu ingin bisnis percetakan berjalan lebih tertata, bebas dari double order, dan terlihat lebih profesional di mata pelanggan, sudah saatnya kamu menggunakan software pos percetakan. Kami percaya, ketika sistem kamu tertata, bisnis kamu akan tumbuh lebih cepat dan lebih menguntungkan.