Banyak percetakan yang masih setia menggunakan Excel untuk mengatur administrasi, mencatat transaksi, mengontrol stok bahan, sampai membuat invoice. Tidak salah, Excel memang fleksibel dan mudah digunakan. Apalagi kalau kamu baru merintis usaha percetakan dengan jumlah pesanan yang belum terlalu banyak. Rasanya Excel sudah lebih dari cukup. Namun, seiring bisnis berkembang, kebutuhan data semakin kompleks dan aktivitas operasional semakin padat. Di momen itu kamu akan mulai merasakan bahwa Excel punya banyak batasan dan sudah tidak bisa mengikuti ritme bisnis percetakanmu. Di titik itulah kamu perlu mempertimbangkan untuk pindah ke sistem percetakan POS yang memang dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis percetakan.

Sistem percetakan POS atau aplikasi point of sale khusus percetakan mampu membantu kamu mengatur seluruh proses bisnis dengan lebih rapi, cepat, dan otomatis. Mulai dari mencatat pesanan, mengontrol stok, menghitung biaya, mencetak invoice, hingga memantau pendapatan harian semuanya bisa diatur dari satu tempat. Kalau Excel hanya menjadi alat pencatat, sistem percetakan POS sudah jadi alat pengelola operasional secara menyeluruh.

Supaya kamu semakin paham, mari kita bahas lebih dalam apa saja kendala menggunakan Excel di percetakan dan kapan waktunya kamu harus pindah ke sistem percetakan POS.

Kendala Menggunakan Excel di Percetakan

Data Semakin Banyak dan Membuat File Semakin Berat

Saat bisnis masih kecil, data yang kamu masukkan ke Excel mungkin masih ringan. Hanya beberapa pesanan per hari dan stok bahan yang tidak terlalu banyak. Tapi begitu order meningkat, data pesanan harian bisa mencapai puluhan bahkan ratusan, lengkap dengan detail seperti ukuran, jenis bahan, jumlah, finishing, dan deadline. File Excel akan semakin berat dan lambat ketika dibuka. Kamu butuh waktu lama hanya untuk mengakses data. Bahkan terkadang Excel bisa error, file corrupt, dan data hilang.

Sulit Melakukan Pencarian dan Pelacakan Pesanan

Semakin besar bisnismu, semakin banyak juga jenis order yang kamu tangani, mulai dari cetak undangan, banner, stiker, buku, hingga digital printing. Ketika pelanggan meminta update order, kamu harus membuka lembar kerja yang berbeda, melakukan filter manual, dan mencocokkan data untuk menemukan status pekerjaan. Proses ini bisa memakan waktu lama. Berbeda dengan sistem percetakan POS yang langsung bisa menunjukkan status pekerjaan secara real time.

Tidak Ada Fitur Penghitungan Harga Otomatis

Harga cetak biasanya dipengaruhi banyak faktor seperti ukuran, jumlah, jenis bahan, jenis finishing, dan waktu pengerjaan. Excel memang bisa disetting dengan rumus, tapi tidak fleksibel. Ketika kamu mengganti supplier bahan atau memperbarui harga, kamu harus memperbaiki rumus di banyak tempat. Kesalahan rumus pun sering terjadi dan bisa membuat harga tidak akurat. Sistem percetakan POS sudah punya fitur kalkulasi otomatis sesuai kebutuhan percetakan.

Tidak Praktis untuk Input dari Banyak Pengguna

Mungkin dulu hanya kamu yang mengatur administrasi. Tapi begitu bisnis bertumbuh dan kamu punya karyawan kasir, bagian produksi, dan bagian administrasi, kamu mulai menyadari bahwa Excel tidak praktis untuk digunakan bersamaan. Ketika satu orang mengedit, yang lain tidak bisa mengakses. Bahkan kamu harus membuat banyak file yang akhirnya bikin data tercecer dan sulit disinkronkan. Sistem percetakan POS memungkinkan banyak pengguna mengakses data yang sama secara bersamaan dengan hak akses berbeda.

Tidak Ada Rekap Otomatis dan Laporan Keuangan Harian

Salah satu tantangan besar dalam percetakan adalah membuat rekap harian dan laporan keuangan secara cepat dan akurat. Kalau kamu masih pakai Excel, kamu harus mengumpulkan data transaksi secara manual dan menyusunnya satu per satu untuk membuat ringkasan harian, bulanan, atau bahkan tahunan. Dengan sistem percetakan POS, semua itu bisa dibuat otomatis hanya dalam hitungan detik.

Rentan Terhadap Human Error

Excel bergantung sepenuhnya pada input manual. Sekali salah memasukkan angka, salah mencatat tanggal, atau salah menghapus data, dampaknya bisa panjang. Data tidak lagi akurat dan sulit dilacak. Kesalahan ini wajar terjadi karena manusia bisa lelah atau kurang fokus. Sistem percetakan POS meminimalkan kesalahan karena proses input sudah dipandu oleh sistem dan banyak fungsi yang sudah otomatis.

Kapan Harus Pindah ke Sistem Percetakan POS?

Ketika Order Sudah Tidak Bisa Ditangani dengan Cara Manual

Kalau kamu mulai merasa kewalahan mengelola order harian, kesulitan mencari data order lama, atau sering mengalami kesalahan pencatatan, itu sinyal kuat bahwa Excel sudah tidak cukup. Sistem percetakan POS bisa membantu kamu mencatat order secara otomatis, lengkap dengan detail pesanan, status pengerjaan, estimasi selesai, dan fitur pengingat. Kamu tidak perlu membuka banyak file untuk mencari satu data saja. Semua sudah tersimpan rapi dalam satu sistem.

Ketika Kamu Punya Banyak Karyawan yang Perlu Akses Data

Jika usahamu sudah memiliki kasir, admin keuangan, bagian desain, produksi, dan finishing, maka kamu butuh sistem yang bisa digunakan bersama-sama tanpa harus ribet menyusun banyak file. Sistem percetakan POS mendukung multi user dengan hak akses berbeda sehingga setiap bagian bisa fokus pada tugasnya masing-masing tanpa mengganggu bagian lainnya.

Saat Kamu Ingin Tahu Keuangan dan Profit Secara Real Time

Pemilik percetakan sering bingung mengetahui keuntungan bersih dan laporan keuangan harian. Semua masih harus dihitung manual dan membutuhkan waktu lama. Dengan sistem percetakan POS, kamu bisa langsung melihat berapa pendapatan, keuntungan, dan total biaya operasional secara real time. Kamu juga bisa mengetahui performa penjualan dan tren bisnis pada periode tertentu. Fitur laporan otomatis ini sangat membantu kamu mengambil keputusan bisnis dengan lebih cepat.

Ketika Kamu Ingin Tampak Lebih Profesional di Mata Pelanggan

Saat kamu memberikan invoice yang dibuat manual, atau status pesanan yang belum jelas, pelanggan mungkin merasa kurang yakin dengan profesionalitas percetakanmu. Dengan sistem percetakan POS, kamu bisa memberikan invoice digital, struk cetak yang rapi, dan update status pesanan secara real time. Ini bisa meningkatkan kepercayaan pelanggan dan memperkuat citra profesional percetakanmu.

Saat Ingin Mengontrol Stok Bahan Secara Otomatis

Salah satu tantangan di percetakan adalah mengontrol stok bahan seperti kertas, tinta, laminating, dan lainnya. Jika kamu masih mengandalkan Excel, kamu harus mengecek dan memperbarui stok satu per satu. Dengan sistem percetakan POS, stok bahan akan otomatis berkurang setiap kali ada transaksi dan kamu akan mendapatkan notifikasi saat stok hampir habis.

Ketika Kamu Sudah Punya Rencana untuk Mengembangkan Bisnis

Kalau kamu berencana membuka cabang baru atau menambah layanan, kamu pasti butuh sistem yang memudahkan pengelolaan operasional di banyak lokasi. Excel jelas tidak bisa memenuhi kebutuhan ini. Sistem percetakan POS memungkinkan kamu memantau semua cabang dari satu layar, melihat performa penjualan, memonitor stok, dan mengendalikan proses bisnis secara menyeluruh.

Manfaat Beralih ke Sistem Percetakan POS

Semua Proses Tercatat Otomatis dan Lebih Rapi

Mulai dari order, stok, produksi, pembayaran, dan laporan semuanya tercatat otomatis. Kamu tidak perlu membuat file baru atau menyalin data dari satu lembar ke lembar lain. Kamu hanya perlu menginput pesanan dan sistem akan mengelola sisanya.

Pekerjaan Lebih Cepat dan Minim Kesalahan

Dengan fitur kalkulasi otomatis dan input terstruktur, kemungkinan salah hitung atau salah input sangat minim. Kamu bisa lebih fokus mengelola bisnis tanpa terbebani administrasi yang rumit.

Monitoring Bisnis Jadi Jauh Lebih Mudah

Kamu bisa tahu berapa total pendapatan hari ini, berapa order yang sedang dikerjakan, dan apa saja pekerjaan yang masih tertunda. Semua bisa kamu akses langsung dari komputer atau bahkan dari smartphone, tergantung sistem percetakan POS yang kamu gunakan.

Meningkatkan Pelayanan dan Kepuasan Pelanggan

Pelanggan bisa lebih percaya ketika kamu mampu memberikan detail order, estimasi selesai, invoice yang rapi, dan struk yang profesional. Pengalaman pelanggan akan meningkat dan mereka akan lebih mungkin kembali ke percetakanmu.

Saatnya Kamu Serius Kembangkan Percetakanmu

Excel tetap bisa kamu pakai ketika bisnis masih sederhana dan volume pesanan belum terlalu banyak. Tapi ketika kamu sudah mulai merasa kesulitan mengatur operasional, sering salah hitung, kehilangan data, dan kesulitan membuat laporan, itu artinya kamu sudah saatnya beralih ke sistem percetakan POS. Sistem percetakan POS bukan hanya alat kasir, tapi solusi lengkap yang bisa membantu kamu mengelola order, stok, keuangan, customer service, hingga pengembangan bisnis ke level berikutnya.

Dengan memilih sistem percetakan POS yang tepat, kamu tidak hanya menyederhanakan pekerjaan, tapi juga meningkatkan kualitas layanan dan mempercepat pertumbuhan bisnis. Jadi, apakah kamu masih nyaman bertahan di Excel atau sudah siap melangkah ke sistem percetakan POS yang lebih profesional dan modern?