Masih banyak percetakan pemula yang bingung saat harus memilih software percetakan pos yang tepat. Wajar saja karena menjalankan percetakan tidak sekadar mencetak dan menyerahkan pesanan. Kamu harus mencatat transaksi, mengelola order custom, menghitung biaya produksi, mencatat pembayaran, hingga membuat laporan keuangan. Kalau semua dilakukan secara manual tentu akan menguras waktu dan rawan kesalahan. Di sinilah software percetakan pos atau software point of sale khusus percetakan hadir untuk membantu. Namun sayangnya tidak semua software cocok untuk percetakan. Karena itu artikel ini akan membahas secara lengkap dan mendalam tentang cara memilih software percetakan pos yang tepat untuk percetakan pemula.

Kami akan ajak kamu memahami apa itu software percetakan pos, bagaimana cara kerjanya, faktor penting yang perlu dipertimbangkan, hingga tips praktis agar kamu tidak salah pilih. Kamu bisa membayangkan artikel ini sebagai panduan awal sebelum kamu mulai menentukan software mana yang paling cocok dengan kebutuhan bisnismu.

Apa Itu Software Percetakan POS

Software percetakan pos adalah aplikasi point of sale yang didesain khusus untuk kebutuhan operasional percetakan. Berbeda dengan aplikasi kasir biasa, software ini tidak hanya mencatat transaksi pembayaran tetapi juga mengelola detail pesanan cetak seperti jenis kertas, ukuran, jumlah, finishing, waktu pengerjaan, dan biaya produksi.

Cara kerjanya cukup sederhana. Kamu memasukkan detail order pelanggan seperti cetak undangan 500 lembar dengan finishing laminasi glossy. Software percetakan pos akan menghitung biaya total berdasarkan harga modal, biaya produksi dan margin keuntungan yang sudah kamu atur sebelumnya. Selain itu kamu juga bisa mencetak invoice, menyimpan data pelanggan, mengelola status pengerjaan dan membuat laporan penjualan otomatis.

Software percetakan pos membantu memudahkan kamu mengelola pesanan yang detail tanpa takut ada salah hitung. Kamu tidak perlu lagi menghitung harga secara manual dan mencatat order di kertas yang mudah hilang. Semua proses mulai dari pencatatan order hingga laporan harian bisa dilakukan dengan cepat dan rapi.

Dengan menggunakan software percetakan pos, bisnismu akan terlihat profesional dan pelanggan akan merasa lebih percaya dengan sistem yang kamu gunakan.

Pertimbangan Penting untuk Percetakan Pemula

Sebelum memilih software percetakan pos, ada beberapa pertimbangan yang wajib kamu pahami agar tidak salah pilih.

Biaya yang Sesuai dengan Budget

Percetakan pemula biasanya belum memiliki modal besar sehingga kamu harus cermat mempertimbangkan biaya software percetakan pos. Jangan tergoda dengan fitur super lengkap jika kamu belum membutuhkannya. Pilih software yang harganya sesuai dengan kondisi bisnismu.

Fitur yang Benar Benar Dibutuhkan

Setiap software percetakan pos memiliki fitur berbeda. Pastikan kamu memilih yang fiturnya mendukung operasional percetakan seperti penghitungan biaya produksi, pencatatan order custom, status pengerjaan, invoice dan laporan penjualan.

Kemudahan Penggunaan

Kalau kamu atau karyawanmu masih pemula, pilih software percetakan pos yang tampilannya simple dan mudah dipahami. Jangan memilih aplikasi yang terlalu rumit sehingga malah bikin bingung.

Dukungan Teknis dan Update

Software percetakan pos yang baik biasanya menyediakan layanan customer support. Pastikan mereka responsif saat kamu membutuhkan bantuan. Selain itu pilih software yang rutin melakukan update agar tetap relevan.

Skalabilitas

Bisnis percetakan bisa berkembang dari kecil menjadi besar. Pilih software percetakan pos yang bisa mengikuti perkembangan bisnismu di masa depan.

Tips Memilih Software Percetakan POS untuk Percetakan Pemula

Sekarang kita masuk ke bagian yang paling penting yaitu bagaimana caranya agar kamu bisa memilih software percetakan pos yang benar benar sesuai kebutuhan bisnis. Kami rangkum beberapa langkah dan tips praktis yang mudah kamu ikuti sebelum menentukan pilihan.

Lakukan Riset dan Bandingkan

Jangan buru buru membeli software percetakan pos yang pertama kamu temukan. Luangkan waktu untuk mencari dan membandingkan beberapa pilihan. Kamu bisa melihat fitur utama, harga, review pengguna dan kemudahan penggunaan.

Bandingkan fitur detail seperti pengaturan bahan baku, kalkulasi biaya modal, sistem kasir, manajemen pelanggan hingga pengaturan diskon. Semakin sesuai fiturnya dengan operasional percetakan, semakin baik software tersebut untuk kamu.

Minta Demo atau Trial

Banyak penyedia software percetakan pos yang menawarkan masa trial gratis. Gunakan kesempatan ini untuk mencoba apakah aplikasi tersebut mudah digunakan dan cocok dengan kebutuhan percetakanmu.

Dengan mencoba langsung, kamu bisa tahu apakah alur input pesanan sudah sesuai dengan cara kerja mu. Kamu juga bisa tahu apakah tampilannya nyaman digunakan.

Pastikan Mendukung Order Custom

Percetakan adalah bisnis yang hampir selalu berhubungan dengan permintaan custom. Setiap pelanggan bisa membawa desain sendiri dengan ukuran berbeda, jenis kertas khusus dan berbagai finishing.

Software percetakan pos harus bisa mengakomodasi order custom dengan detail seperti ukuran bebas, banyak variasi bahan dan opsi finishing. Jika software terlalu kaku dan hanya mendukung produk standar, kamu akan kesulitan mencatat pesanan.

Pastikan Ada Fitur Perhitungan Biaya Produksi dan Margin

Tanpa fitur penghitungan biaya produksi, kamu akan tetap menghitung biaya secara manual. Padahal kemampuan menghitung biaya modal, margin dan laba secara otomatis adalah salah satu fungsi utama software percetakan pos.

Pilih software yang bisa memasukkan data biaya kertas, tinta, finishing, tenaga kerja dan bisa mengkalkulasi otomatis harga jual. Dengan begitu kamu tidak akan kebingungan menentukan harga saat pelanggan tanya biaya cetak custom.

Cek Ketersediaan Laporan Keuangan dan Laporan Penjualan

Sebagai pemilik percetakan pemula, kamu perlu memahami kondisi bisnismu setiap hari. Software percetakan pos yang baik harus bisa menyediakan laporan penjualan harian, mingguan dan bulanan serta laporan keuntungan secara otomatis.

Dengan laporan itu kamu bisa melihat mana produk paling laris, berapa total pendapatan dan bagaimana perkembangan bisnismu. Laporan yang rapi dan detail membuat kamu bisa mengambil keputusan bisnis dengan lebih tepat.

Perhatikan Kemudahan Training untuk Karyawan

Software percetakan pos yang terlalu rumit bisa menyulitkan karyawan. Pastikan software yang kamu pilih mudah dipahami dan tidak memerlukan training yang lama. Beberapa penyedia bahkan menawarkan pelatihan untuk karyawan.

Kalau software mudah dipahami, proses transisi dari sistem manual ke sistem digital akan lebih mudah.

Pilih Software yang Bisa Terintegrasi

Saat bisnismu berkembang, kamu mungkin ingin mengintegrasikan software percetakan pos dengan aplikasi keuangan, website pemesanan online atau marketplace. Karena itu sejak awal pilih software yang menyediakan opsi integrasi.

Integrasi ini akan membantu kamu mengelola bisnis lebih simpel tanpa harus mencatat ulang data pesanan dari platform lain.

Pastikan Penyedia Software Terpercaya

Pilih penyedia software percetakan pos yang sudah terdengar reputasinya baik. Lihat apakah mereka sudah digunakan oleh banyak percetakan dan baca ulasan pengguna.

Penyedia software yang sudah berpengalaman biasanya memiliki tim dukungan teknis yang siap membantu kapan pun kamu mengalami kendala.

Pertimbangkan Sistem Cloud

Banyak software percetakan pos modern yang berbasis cloud. Artinya kamu bisa mengakses aplikasi dari mana saja tanpa harus menggunakan komputer yang sama.

Sistem cloud juga lebih aman karena data tersimpan di server sehingga tidak mudah hilang. Kamu hanya perlu koneksi internet untuk menjalankannya.

Tanyakan Sistem Keamanan dan Backup Data

Data pesanan dan transaksi adalah aset penting. Pastikan software percetakan pos memiliki sistem backup otomatis dan keamanan yang baik.

Dengan sistem keamanan yang baik, kamu tidak perlu khawatir kehilangan data jika komputer rusak atau terkena virus.

Persiapan Sebelum Memutuskan Membeli

Sebelum benar benar memilih dan memakai software percetakan pos, kamu perlu melakukan persiapan sederhana namun penting. Kamu bisa mulai dengan membuat daftar kebutuhan bisnismu. Tulis fitur apa saja yang kamu perlukan seperti pengelolaan order custom, pencatatan bahan baku, laporan keuntungan dan status pengerjaan.

Setelah itu kamu bisa menghitung berapa anggaran yang sanggup kamu keluarkan untuk biaya software percetakan pos. Beberapa penyedia menawarkan sistem langganan bulanan, sementara yang lain menawarkan sistem beli putus. Pilih mana yang paling nyaman untuk bisnismu.

Kamu juga bisa melibatkan karyawan dalam menilai kenyamanan penggunaan software karena mereka nanti yang akan memakainya. Jika memungkinkan, mintalah demo langsung dan lihat cara kerjanya.

Dengan persiapan ini, kamu tidak akan asal beli software karena sudah tahu software seperti apa yang kamu butuhkan.

Kesimpulan

Memilih software percetakan pos memang tidak bisa dilakukan secara asal asalan. Untuk percetakan pemula, software ini bukan sekadar aplikasi kasir tetapi juga sistem manajemen order, penghitungan biaya produksi dan alat analisis bisnis.

Dengan memahami cara kerja dan fungsi software percetakan pos, kamu bisa lebih mudah menentukan pilihan yang tepat. Pastikan software tersebut mendukung order custom, mudah digunakan, bisa menghitung biaya produksi otomatis dan punya laporan keuangan yang rapi.

Lakukan riset dan coba versi demo agar kamu tidak salah pilih. Karena sekali kamu menggunakan software percetakan pos yang tepat, operasional bisnis akan berjalan lebih lancar, profesional dan efisien.

Semoga panduan ini membantu kamu sebagai percetakan pemula untuk memilih software percetakan pos yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Jika kamu memilih dengan tepat sejak awal, percetakanmu akan tumbuh lebih cepat dan lebih teratur.