Banyak pemilik usaha kuliner yang hingga saat ini masih merasa kebingungan ketika harus menyusun perjanjian tertulis saat berniat menghadirkan hiburan musik di tempat usahanya. Keraguan ini sering muncul karena ketakutan akan dianggap terlalu formal, kaku, atau bahkan takut salah dalam menyusun pasal-pasal yang justru bisa merugikan salah satu pihak. Padahal, ketiadaan kontrak tertulis inilah yang sering menjadi bumerang di kemudian hari, mulai dari jadwal yang bentrok, pembayaran yang tidak jelas, hingga performa musisi yang tidak sesuai ekspektasi.

Urusan administrasi dalam hal sewa band untuk cafe sebenarnya adalah pondasi utama untuk menjaga profesionalisme antara kamu sebagai pemilik bisnis dan musisi sebagai penyedia jasa. Kami memahami bahwa mungkin kamu lebih suka asas kekeluargaan atau saling percaya, namun dalam bisnis, kepercayaan harus dilindungi oleh kesepakatan yang jelas. Tanpa adanya hitam di atas putih, risiko kesalahpahaman akan menjadi sangat besar dan bisa merusak reputasi cafe yang sudah kamu bangun dengan susah payah. Oleh karena itu, menyisihkan waktu sejenak untuk memahami dan membuat kontrak kerja sama adalah investasi keamanan yang sangat berharga.

Kami akan membantu kamu membedah satu per satu komponen apa saja yang wajib ada dalam surat perjanjian tersebut. Tujuannya sederhana, yaitu agar kamu bisa tidur nyenyak tanpa khawatir band yang sudah dijadwalkan tiba-tiba membatalkan sepihak atau meminta bayaran tambahan yang tidak masuk akal. Mari kita simak langkah-langkah praktisnya berikut ini agar rencana sewa band untuk cafe kamu berjalan mulus dan menguntungkan kedua belah pihak.

Cara Membuat Kontrak Sewa Band untuk Cafe yang Tepat dan Profesional

Membuat kontrak kerja sama tidak harus menggunakan bahasa hukum yang rumit atau istilah-istilah yang membuat dahi berkerut. Inti dari sebuah kontrak adalah kejelasan hak dan kewajiban. Kamu hanya perlu menuangkan kesepakatan lisan ke dalam bentuk tulisan yang bisa dipertanggungjawabkan. Proses ini sebenarnya cukup menyenangkan karena kamu jadi bisa mengenal lebih dalam karakter band yang akan bekerja sama denganmu.

Sebelum masuk ke poin-poin detail, pastikan kamu sudah melakukan negosiasi awal dengan pihak band. Jangan sampai kamu menuangkan angka atau aturan yang belum pernah dibicarakan sebelumnya karena itu akan membuat proses penandatanganan menjadi alot. Setelah semua obrolan awal selesai, barulah kamu mulai mengetik draf kontraknya. Berikut adalah komponen-komponen vital yang harus kamu tuliskan dan jelaskan secara rinci dalam kontrak sewa band untuk cafe milikmu.

Identitas Pihak Pertama dan Pihak Kedua Secara Lengkap

Langkah paling awal dan paling krusial adalah mencantumkan identitas yang jelas dari kedua belah pihak. Kamu tidak boleh hanya menuliskan nama panggilan atau nama panggung saja di bagian ini. Hukum di Indonesia mengakui identitas sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk atau legalitas perusahaan.

Kamu sebagai pemilik cafe atau manajer operasional akan bertindak sebagai Pihak Pertama. Tuliskan nama lengkap sesuai KTP, jabatan dalam perusahaan, nama cafe atau perusahaan yang menaungi, serta alamat lengkap bisnis kamu. Jangan lupa sertakan nomor telepon yang aktif dan bisa dihubungi kapan saja. Hal ini penting agar pihak band tahu dengan siapa secara legal mereka bekerja sama.

Selanjutnya adalah mendata Pihak Kedua, yaitu perwakilan dari band tersebut. Biasanya ini diwakili oleh manajer band atau ketua grup musik tersebut. Sama seperti datamu, mintalah nama lengkap sesuai KTP, alamat domisili, dan nomor kontak yang aktif. Jika mereka menggunakan nama panggung atau nama grup, tuliskan juga nama grup tersebut sebagai referensi bahwa Pihak Kedua bertindak untuk dan atas nama grup musik tersebut. Kejelasan identitas ini akan memudahkanmu jika terjadi sengketa atau hal-hal yang tidak diinginkan di kemudian hari saat proses sewa band untuk cafe sedang berjalan.

Detail Lingkup Pekerjaan dan Jadwal Manggung

Bagian ini seringkali dianggap sepele namun justru menjadi sumber masalah terbesar jika tidak diperjelas. Kamu harus menuliskan secara spesifik apa saja tugas band tersebut. Apakah mereka hanya bernyanyi, ataukah mereka juga harus menjadi MC dan berinteraksi dengan audiens? Jelaskan ekspektasi kamu terhadap performa mereka di atas panggung.

Tuliskan hari, tanggal, bulan, dan tahun penampilan dengan sangat jelas. Hindari penulisan yang ambigu seperti “setiap akhir pekan” tanpa menyebutkan durasi kontraknya sampai kapan. Jika kontrak ini untuk reguler selama satu bulan, sebutkan tanggal mulainya dan tanggal berakhirnya. Misalnya, kontrak berlaku untuk setiap hari Sabtu selama bulan November 2024.

Selain tanggal, jam main atau rundown adalah hal mutlak yang harus ada. Tuliskan jam berapa mereka harus standby di lokasi untuk check sound dan jam berapa mereka mulai tampil hingga selesai. Kamu juga perlu mengatur durasi istirahat. Misalnya, mereka main selama 3 jam dengan pembagian 45 menit tampil dan 15 menit istirahat setiap sesinya. Ketegasan dalam jadwal ini akan membantu operasional cafe kamu tetap teratur dan mencegah band datang terlambat atau pulang lebih awal seenaknya. Ingat, dalam urusan sewa band untuk cafe, waktu adalah uang.

Nominal Honor, Mekanisme Pembayaran, dan Pajak

Urusan perut dan dompet adalah hal yang paling sensitif. Oleh karena itu, pasal mengenai pembayaran harus ditulis sedetail mungkin tanpa ada yang ditutup-tutupi. Sebutkan nominal honor yang disepakati untuk satu kali tampil atau paket bulanan. Tuliskan angka tersebut dalam format rupiah dan terbilang agar tidak ada salah baca, misalnya Rp1.000.000 (Satu Juta Rupiah).

Jelaskan juga bagaimana metode pembayarannya. Apakah akan dibayar tunai setiap selesai manggung, atau ditransfer setiap akhir minggu, atau mungkin sistem invoice bulanan? Jika melalui transfer, cantumkan nomor rekening tujuan, nama bank, dan nama pemilik rekening yang sah. Jangan sampai kamu mentransfer ke rekening yang salah atau rekening pribadi personel yang tidak berhak menerimanya.

Satu hal yang sering luput adalah masalah pajak. Kamu harus menegaskan apakah nilai kontrak tersebut sudah termasuk pajak hiburan atau pajak penghasilan (PPh 21/23) atau belum. Jika kamu memotong pajak dari honor mereka, jelaskan persentasenya. Transparansi masalah potongan ini akan membuat musisi merasa dihargai dan diperlakukan secara profesional. Kejelasan finansial adalah kunci langgengnya hubungan kerja sama dalam sewa band untuk cafe manapun.

Riders dan Fasilitas Teknis yang Disediakan

Istilah riders mungkin terdengar asing bagi pemilik cafe pemula, namun ini adalah daftar permintaan teknis dan non-teknis dari artis. Dalam skala cafe, riders biasanya meliputi sound system dan konsumsi. Kamu perlu menuliskan apa saja yang cafe kamu sediakan dan apa yang harus dibawa sendiri oleh band.

Misalnya, tuliskan bahwa cafe menyediakan sound system standar, mic, dan stand mic. Sedangkan alat musik seperti gitar, bass, keyboard, atau stick drum wajib dibawa sendiri oleh personel band. Jika cafe kamu tidak menyediakan amplifier yang memadai, komunikasikan hal ini dan tulis di kontrak bahwa band bertanggung jawab atas kualitas suara instrumen mereka sendiri.

Selain alat, bahas juga jatah makan dan minum ( hospitality ). Tuliskan dengan jelas fasilitas apa yang mereka dapatkan. Contohnya, setiap personel mendapatkan satu kali makan besar dan satu kali minum bebas pilih (kecuali alkohol), atau mungkin sistem voucher dengan nominal tertentu. Hal ini mencegah band memesan makanan sesuka hati yang bisa membengkakkan biaya operasional kamu. Mengatur riders dengan rapi akan membuat anggaran sewa band untuk cafe kamu tetap terkontrol dan tidak boncos.

Klausul Pembatalan, Sanksi, dan Force Majeure

Kita tentu berharap semua berjalan lancar, tapi kita harus bersiap untuk kemungkinan terburuk. Pasal pembatalan mengatur apa yang terjadi jika salah satu pihak membatalkan perjanjian. Jika band tidak datang tanpa alasan yang jelas, apakah mereka harus membayar denda atau mencari band pengganti? Sebaliknya, jika cafe kamu tiba-tiba tutup atau membatalkan jadwal secara mendadak, apakah kamu harus tetap membayar kompensasi kepada mereka?

Tentukan juga sanksi untuk pelanggaran-pelanggaran kecil. Misalnya, pemotongan honor untuk keterlambatan check sound atau keterlambatan jam manggung. Tuliskan nominal dendanya, misal Rp50.000 untuk setiap 15 menit keterlambatan. Ini akan mendisiplinkan musisi untuk menghargai waktu operasional cafemu.

Terakhir di bagian ini, masukkan pasal Force Majeure atau keadaan kahar. Ini adalah kondisi di luar kendali manusia seperti bencana alam, kerusuhan, mati lampu total dari PLN, atau peraturan pemerintah mendadak (seperti saat pandemi) yang menyebabkan acara tidak bisa berlangsung. Sepakati bahwa dalam kondisi ini, kedua belah pihak tidak saling menuntut ganti rugi. Pasal ini adalah pengaman hukum yang sangat penting dalam setiap perjanjian sewa band untuk cafe.

Etika, Penampilan, dan Larangan

Setiap cafe pasti memiliki image atau branding yang ingin dijaga. Kamu berhak mengatur bagaimana band tersebut tampil di tempatmu. Tuliskan aturan mengenai dress code. Apakah mereka harus berpakaian rapi, kasual, atau mengikuti tema tertentu? Jangan sampai band datang memakai sandal jepit padahal cafemu berkonsep fine dining.

Atur juga mengenai etika di panggung. Misalnya, dilarang merokok di atas panggung, dilarang minum minuman beralkohol saat sedang perform, dilarang melontarkan kata-kata kasar atau SARA, dan dilarang mempromosikan produk kompetitor atau acara lain tanpa izin. Poin-poin ini menjaga agar suasana di cafe kamu tetap kondusif dan nyaman bagi pelanggan.

Kamu juga bisa memasukkan daftar lagu atau playlist yang dilarang atau diwajibkan. Jika cafe kamu berkonsep jazz, tentu kamu tidak ingin band tersebut membawakan lagu heavy metal. Menuliskan genre dan batasan lagu dalam kontrak akan memastikan hiburan yang disajikan sesuai dengan selera target pasar cafemu. Ini adalah detail kecil dalam sewa band untuk cafe yang berdampak besar pada kepuasan pelanggan.

Contoh Kontrak Sewa Band untuk Cafe

Setelah memahami poin-poin di atas, sekarang saatnya kita melihat bentuk konkretnya. Kamu bisa menyalin dan memodifikasi draf di bawah ini sesuai dengan kebutuhan cafemu. Ingat, ini adalah contoh kerangka dasar yang fleksibel namun tetap mengikat. Pastikan kamu membacanya dengan teliti sebelum mencetaknya.

Berikut adalah draf perjanjian yang bisa kamu gunakan:

SURAT PERJANJIAN KERJA SAMA HIBURAN MUSIK

Pada hari ini, Senin tanggal Dua Puluh bulan Mei tahun Dua Ribu Dua Puluh Empat, kami yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi Santoso

Jabatan: Pemilik Senja Kopi

Alamat: Jl. Melati No. 10, Jakarta Selatan

No. KTP: 3171234567890001

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Senja Kopi, selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA.

Nama: Andi Pratama

Posisi: Perwakilan Band “The Acoustic Vibes”

Alamat: Jl. Mawar No. 5, Jakarta Selatan

No. KTP: 3179876543210002

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama grup musik The Acoustic Vibes, selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.

Kedua belah pihak sepakat untuk mengikatkan diri dalam perjanjian kerja sama jasa hiburan musik (Live Music) dengan ketentuan dan syarat-syarat sebagai berikut:

PASAL 1

RUANG LINGKUP KERJA

PIHAK PERTAMA menunjuk PIHAK KEDUA untuk menampilkan pertunjukan musik akustik di Senja Kopi. PIHAK KEDUA wajib membawakan lagu-lagu bergenre Pop, Top 40, dan Jazz yang ramah didengar (easy listening) serta bersedia menerima permintaan lagu (request) dari pengunjung selama masih dalam batas kemampuan PIHAK KEDUA.

PASAL 2

JADWAL DAN DURASI

PIHAK KEDUA akan tampil sesuai jadwal yang telah disepakati yaitu setiap hari Jumat dan Sabtu selama bulan Juni 2024. Durasi penampilan adalah mulai pukul 19.30 WIB sampai dengan pukul 22.30 WIB.

PIHAK KEDUA wajib hadir di lokasi minimal 30 menit sebelum jadwal tampil untuk melakukan persiapan dan cek suara (check sound).

Waktu istirahat diberikan sebanyak 2 (dua) kali dengan durasi masing-masing maksimal 15 (lima belas) menit di sela-sela penampilan.

PASAL 3

HONOR DAN CARA PEMBAYARAN

PIHAK PERTAMA sepakat memberikan honor kepada PIHAK KEDUA sebesar Rp1.500.000 (Satu Juta Lima Ratus Ribu Rupiah) untuk setiap kali penampilan.

Total pembayaran akan dihitung berdasarkan jumlah kehadiran PIHAK KEDUA.

Pembayaran akan dilakukan melalui transfer bank ke rekening BCA nomor 1234567890 atas nama Andi Pratama.

Pembayaran dilakukan paling lambat H+1 setelah penampilan terakhir di setiap minggunya (setiap hari Minggu).

Nominal honor tersebut adalah nilai bersih (net) yang diterima PIHAK KEDUA.

PASAL 4

FASILITAS DAN PERALATAN

PIHAK PERTAMA menyediakan fasilitas berupa area panggung, aliran listrik, sound system standar (mixer dan speaker), serta 2 buah microphone dan stand.

PIHAK KEDUA wajib membawa alat musik sendiri (Gitar, Cajon, Bass, dll) beserta kabel jack instrumen yang diperlukan.

PIHAK PERTAMA menyediakan konsumsi berupa 1 kali makan dan 1 kali minum untuk setiap personel PIHAK KEDUA (maksimal 4 orang) sesuai menu yang ditentukan oleh PIHAK PERTAMA.

PASAL 5

TATA TERTIB DAN SANKSI

PIHAK KEDUA wajib berpakaian rapi, sopan, dan bersepatu (Smart Casual). Dilarang menggunakan celana pendek sobek atau sandal.

PIHAK KEDUA dilarang merokok, mengonsumsi minuman beralkohol, atau obat-obatan terlarang di area kerja selama bertugas.

Keterlambatan memulai penampilan yang disebabkan oleh kelalaian PIHAK KEDUA akan dikenakan denda pemotongan honor sebesar Rp50.000 (Lima Puluh Ribu Rupiah) per 15 menit keterlambatan.

Apabila PIHAK KEDUA tidak hadir tanpa pemberitahuan minimal 1×24 jam, maka kontrak ini dapat diputus secara sepihak oleh PIHAK PERTAMA tanpa kompensasi apapun.

PASAL 6

FORCE MAJEURE

Apabila terjadi hal-hal di luar kemampuan manusia (Force Majeure) seperti bencana alam, huru-hara, pemadaman listrik total, atau larangan pemerintah yang menyebabkan acara tidak dapat berlangsung, maka kedua belah pihak sepakat untuk tidak saling menuntut ganti rugi. Penjadwalan ulang akan dibicarakan secara musyawarah.

PASAL 7

PENUTUP

Surat perjanjian ini dibuat rangkap 2 (dua) bermaterai cukup dan memiliki kekuatan hukum yang sama. Ditandatangani oleh kedua belah pihak dalam keadaan sadar dan tanpa paksaan dari pihak manapun.

Jakarta, 20 Mei 2024

PIHAK PERTAMA

(Tanda Tangan & Materai)

Budi Santoso

PIHAK KEDUA

(Tanda Tangan & Materai)

Andi Pratama

Contoh di atas bisa kamu jadikan acuan dasar. Jangan ragu untuk menambahkan atau mengurangi pasal sesuai dengan kondisi unik di lapangan. Mungkin kamu ingin menambahkan klausul tentang promosi di media sosial, di mana band wajib memposting poster acara di Instagram mereka. Itu sah-sah saja selama disepakati bersama. Fleksibilitas namun tetap dalam koridor aturan adalah kunci sukses dalam mengelola sewa band untuk cafe.

Kami menyarankan agar setelah kontrak ditandatangani, kamu menyimpannya dengan rapi dalam format digital maupun fisik. Berikan satu salinan asli kepada pihak band agar mereka juga memegang pegangan yang sama. Kontrak ini bukan alat untuk saling menakuti, melainkan alat untuk saling menjaga komitmen. Ketika kedua pihak merasa aman, maka chemistry kerja sama akan terbangun dengan baik.

Perlu diingat juga bahwa kontrak ini bisa diperbarui. Jika setelah satu bulan kamu merasa performa band sangat bagus dan ingin menaikkan honor mereka, atau sebaliknya ingin mengubah jadwal, kamu bisa membuat adendum atau kontrak baru. Jangan terjebak pada satu kontrak selamanya jika situasi bisnis berubah. Bisnis cafe sangat dinamis, begitu pula seharusnya perjanjian kerja sama kamu dengan para talenta hiburan.

Akhirnya, kesuksesan sebuah live music di cafe tidak hanya bergantung pada seberapa bagus suara penyanyinya, tapi seberapa profesional manajemen di baliknya. Dengan adanya kontrak sewa band untuk cafe yang jelas, kamu sudah satu langkah lebih maju dari kompetitor yang masih mengandalkan janji lisan semata. Kamu bisa fokus mengembangkan menu dan pelayanan, sementara urusan hiburan sudah berjalan dengan sistem yang matang.