Banyak pemilik bisnis merasa bingung saat harus memilih program akuntansi. Pilihannya terlalu banyak, semuanya terlihat menarik, dan setiap penyedia mengklaim punya fitur terbaik. Akhirnya, banyak yang memilih asal-asalan, tanpa riset, tanpa tahu kebutuhan bisnisnya sendiri. Hasilnya bisa ditebak, program yang dipilih justru bikin repot, bukan membantu.

Kesalahan dalam memilih program akuntansi bukan hal kecil. Ini bisa berpengaruh besar terhadap keuangan, efisiensi, bahkan perkembangan bisnis kamu ke depan. Kami sering menemui banyak pengusaha yang menyesal karena salah ambil keputusan di awal. Mereka mengira semua program akuntansi sama saja, padahal kenyataannya tidak.

Apa yang Terjadi Kalau Salah Pilih Program Akuntansi?

Salah pilih program akuntansi bisa menimbulkan efek domino yang panjang. Masalah kecil bisa berkembang jadi kerugian besar. Misalnya, laporan keuangan jadi tidak akurat, pengeluaran tidak terkontrol, dan data keuangan jadi berantakan.

Bayangkan kamu menjalankan bisnis tanpa tahu pasti berapa laba bersih sebenarnya. Kamu mungkin berpikir bisnis berjalan baik, padahal sebenarnya sedang merugi. Semua itu bisa terjadi hanya karena data dari program akuntansi yang kamu gunakan tidak sesuai kebutuhan atau bahkan salah input karena sistemnya terlalu rumit.

Selain itu, kesalahan dalam memilih program akuntansi juga bisa membuat tim keuangan kewalahan. Program yang tidak user-friendly akan memakan waktu lama untuk dipahami. Ujung-ujungnya, produktivitas menurun dan laporan jadi terlambat. Lebih parah lagi, kalau data keuangan tidak aman, bisnis bisa kehilangan informasi penting yang sangat berharga.

Salah pilih program bisa bikin kamu kehilangan kepercayaan diri terhadap data bisnis sendiri. Setiap kali harus membuat keputusan, kamu jadi ragu karena tidak yakin dengan angka yang ada. Padahal, akurasi data keuangan adalah fondasi penting dalam setiap keputusan bisnis.

10 Kesalahan Fatal yang Sering Terjadi Saat Memilih Program Akuntansi

Berikut ini adalah kesalahan yang paling sering kami temukan saat orang memilih program akuntansi untuk bisnis mereka. Kesalahan ini terlihat sepele, tapi efeknya bisa sangat fatal.

1. Tidak Paham Kebutuhan Bisnis Sendiri

Kesalahan paling umum adalah memilih program akuntansi tanpa tahu dulu apa yang sebenarnya dibutuhkan. Banyak orang langsung membeli karena tergoda promosi atau rekomendasi teman. Padahal, setiap bisnis punya kebutuhan yang berbeda.

Penyebabnya sederhana, tidak ada analisis kebutuhan sebelum membeli. Akibatnya, fitur yang dibayar mahal malah tidak terpakai, sementara fitur penting justru tidak tersedia. Ini fatal karena sistem jadi tidak efisien dan biaya membengkak.

2. Terlalu Fokus pada Harga Murah

Siapa yang tidak suka harga murah? Tapi dalam urusan program akuntansi, harga murah belum tentu berarti hemat. Banyak program murah yang tidak punya fitur lengkap, tidak ada dukungan teknis, dan sering error.

Efeknya, kamu justru harus keluar biaya tambahan untuk perbaikan atau bahkan ganti sistem. Lebih buruk lagi kalau data keuangan kamu hilang karena program tidak stabil. Menghemat di awal tapi rugi besar di belakang bukan keputusan bijak.

3. Tidak Memperhatikan Keamanan Data

Data keuangan adalah aset berharga. Tapi banyak yang lupa memastikan apakah program akuntansi yang dipilih punya sistem keamanan yang kuat.

Kesalahan ini bisa berakibat fatal. Bayangkan jika data pelanggan, transaksi, atau laporan keuangan bocor ke pihak luar. Selain merugikan secara finansial, reputasi bisnis kamu juga bisa hancur. Penyebab utamanya biasanya karena tidak mengecek sertifikasi keamanan atau sistem backup yang disediakan.

4. Tidak Memikirkan Kemudahan Penggunaan

Ada banyak program akuntansi dengan fitur super lengkap, tapi sangat rumit digunakan. Hasilnya, tim keuangan justru bingung dan akhirnya tetap mencatat manual.

Kesalahan ini sering terjadi karena orang terlalu fokus pada banyaknya fitur, bukan kemudahannya. Padahal, program yang baik adalah yang mudah dipahami oleh siapa pun, bahkan yang tidak berlatar belakang akuntansi. Kalau terlalu rumit, waktu terbuang hanya untuk belajar, bukan bekerja.

5. Tidak Melihat Layanan Dukungan atau Customer Service

Program sebagus apa pun pasti suatu saat akan butuh bantuan. Sayangnya, banyak orang lupa menilai layanan dukungan sebelum membeli program akuntansi.

Akibatnya, ketika muncul masalah, tidak ada yang bisa membantu. Ini bisa membuat pekerjaan terhenti berhari-hari. Penyebab utamanya adalah tidak mencari tahu apakah penyedia program menyediakan layanan 24 jam, pelatihan, atau panduan yang jelas. Tanpa dukungan, kamu akan kesulitan saat butuh solusi cepat.

6. Tidak Memperhatikan Integrasi dengan Sistem Lain

Di era digital, bisnis tidak hanya bergantung pada satu sistem. Ada software penjualan, inventaris, bahkan aplikasi pajak. Kesalahan besar terjadi saat kamu memilih program akuntansi yang tidak bisa terhubung dengan sistem lain.

Akibatnya, data harus dipindahkan secara manual. Ini rawan salah input dan memakan waktu lama. Padahal, integrasi bisa membuat semua sistem bekerja otomatis dan sinkron. Jadi, tidak memperhatikan hal ini bisa menghambat efisiensi bisnis kamu.

7. Tidak Memikirkan Skalabilitas

Banyak bisnis yang mulai kecil lalu tumbuh besar dengan cepat. Tapi sayangnya, program akuntansi yang dipilih di awal sering tidak mampu mengikuti pertumbuhan itu.

Kesalahan ini disebabkan karena tidak mempertimbangkan skala jangka panjang. Saat bisnis berkembang, transaksi bertambah, jumlah karyawan meningkat, dan laporan keuangan jadi lebih kompleks. Kalau program tidak bisa menampung semua itu, kamu terpaksa migrasi ke sistem baru yang lebih mahal dan merepotkan.

8. Tidak Mencoba Versi Demo atau Uji Coba

Beberapa penyedia program akuntansi sebenarnya menawarkan versi demo. Tapi banyak orang langsung membeli tanpa mencoba dulu. Padahal, demo bisa membantu kamu tahu apakah program itu cocok dengan cara kerja tim kamu atau tidak.

Kesalahan ini bisa membuat kamu terjebak pada sistem yang ternyata tidak sesuai ekspektasi. Efek fatalnya, kamu sudah terlanjur membayar lisensi tahunan tapi tidak bisa digunakan maksimal.

9. Terlalu Percaya Pada Janji Marketing

Setiap penyedia program akuntansi pasti punya promosi yang menarik. Tapi jangan langsung percaya tanpa bukti. Banyak yang tergoda karena demo singkat atau testimoni berlebihan, padahal belum tentu sesuai kenyataan.

Kesalahan ini biasanya terjadi karena tidak mencari review jujur atau pengalaman nyata pengguna lain. Efeknya, kamu baru sadar kekurangannya setelah menggunakan beberapa bulan. Di tahap itu, kerugiannya bisa berupa waktu, tenaga, dan uang yang sudah dikeluarkan.

10. Mengabaikan Pelatihan dan Adaptasi Tim

Kesalahan terakhir yang sering kami temui adalah menganggap program akuntansi bisa langsung digunakan tanpa pelatihan. Padahal, setiap sistem punya cara kerja yang berbeda.

Penyebabnya, banyak yang berpikir cukup dengan panduan singkat. Akibatnya, tim tidak bisa memanfaatkan semua fitur secara optimal. Program akhirnya hanya digunakan setengah dari potensinya. Efek fatalnya, proses pencatatan dan pelaporan tetap tidak efisien.

Pilih Program Akuntansi dengan Bijak

10 kesalahan di atas sebenarnya bisa kamu hindari kalau mau sedikit lebih teliti. Jangan terburu-buru dalam memilih program akuntansi. Luangkan waktu untuk menganalisis kebutuhan bisnis kamu, minta demo, dan perhatikan aspek keamanan serta dukungan pengguna.

Kami selalu menyarankan agar kamu memilih program akuntansi yang mudah digunakan, bisa tumbuh bersama bisnismu, dan punya layanan dukungan yang responsif. Program yang tepat bukan hanya membantu mencatat angka, tapi juga memberi kamu kejelasan dalam mengambil keputusan bisnis.

Ingat, memilih program akuntansi yang tepat bukan sekadar soal teknologi, tapi soal strategi jangka panjang. Dengan sistem yang sesuai, bisnis kamu bisa berjalan lebih rapi, efisien, dan tentu saja lebih menguntungkan.