Seperti yang kita ketahui, bahwa saat ini berbagai bisnis telah banyak yang menggunakan aplikasi berbasis software seperti software optik untuk menunjang pelayanan di toko optik. Kita juga perlu ketahui software harus memiliki kualitas pengembangan terbaik dan beroperasi sesuai fungsinya. Lalu apa sih sebenarnya software itu sendiri ?

Pengertian Software

Software atau yang biasa dikenal dengan perangkat lunak adalah bagian dari rangkaian program instruksi komputer berkaitan dengan pembuatan atau penciptaan, rancangan, penerapan dan aktivitas dari suatu komputer yang tidak memiliki wujud fisik.

Perangkat lunak ini dirancang dengan pemrograman tertentu yang mampu dikenali perangkat keras. Software dirancang untuk memfasilitasi pekerjaan manusia mulai dari menghitung, membuat dokumen, mengedit dan lain sebagainya.

Salah satunya digunakan oleh bisnis optik saat ini, mengalami banyak perubahan dan mengembangkan sayapnya menjadi sangat kompetitif dan kompleks. Anda akan sangat mudah mengelola dan mengembangkan bisnis ritel optik, jika Anda memiliki software optik pendukung.

Namun ada beberapa kesulitan untuk memilih aplikasi optik yang terbaik dan hemat biaya dengan banyak fitur yang tersedia ataupun modul terbaru. Terlebih saat ini sebagian besar toko optik harus terus merubah aplikasinya karena biaya yang yang dikeluarkan sangat mahal.

Saat mulai menggunakan harus membayar biaya pemeliharaan tahunan untuk peningkatan fitur baru dan untuk support nya. Umumnya cenderung membeli beberapa aplikasi optik mulai dari sistem akuntansi, inventory hingga layanan CRM, maka Anda perlu adanya strategi dalam pemilihan software tersebut.

Biaya Awal dan Biaya Pemeliharaan

Saat Anda memutuskan membeli software optik ini, maka harus dipastikan bahwa biaya awalnya atau seluruh harga total pembelian aplikasi optik sangat rendah. Karena beberapa survey menunjukkan bahwa semakin tinggi harga maka biaya yang akan dikeluarkan untuk pemeliharaannya pun akan tinggi dan biaya tak terduga lainnya.

Setelah Anda membelinya pun, Anda harus mengeluarkan biaya untuk perawatan. Hal ini yang banyak menjadi kesalahan dalam pemilihan aplikasi. maka sebelum membeli, Anda harus pastikan untuk mencoba mendapatkan pemahaman biaya dan semua persyaratannya secara tertulis.

Peningkatan Fitur

Aplikasi optik yang akan Anda beli pastinya harus memuat semua fitur yang dibutuhkan berkaitan dengan inventory, penagihan, kode batang, akuntansi keuangan, manajemen kas, pegawai atau staf, promosi bisnis, faktur, resep kacamatan hingga bagaimana manajemen resep lensa kontak.

Mempelajari dan meningkatkan fitur yang terdapat pada software optik adalah dasar dalam hal pengembangan fitur baru yang baik. Anda perlu memeriksa seberapa sering perusahaan aplikasi tersebut memberikan peningkatan baru dan biaya yang dikeluarkan untuk hal semacam itu.

Mudah Dipelajari Pengguna

Hal ini berkaitan dengan staf Anda yang akan menggunakan dan mengoperasikan aplikasi optik tersebut, maka sudah seharusnya dapat digunakan dengan mudah oleh penggunanya. Karena masih banyak toko optik yang kurang dapat menggunakan aplikasinya.

Sehingga Anda harus bisa memastikan bahwa aplikasi optik yang dibeli sangat mudah dipelajari dan staf Anda dapat mengoperasikannya sendiri. Jika menemukan aplikasi optik yang sulit maka investasi Anda dalam aplikasi hanya akan sia-sia.

Kegunaan Software Optik

1. Mempermudah pengawasan di bisnis optik dengan data terintegrasi

Memantau bisnis optik Anda agar mudah diakses dimana saja tanpa harus meluangkan waktu ke toko secara real time. Sekarang dengan adanya aplikasi dengan didukung software optik yang memiliki banyak fitur didalamnya sehingga pekerjaan Anda akan lebih mudah direkap datanya dengan cepat dan akurat.

2. Update stok produk secara otomatis

Perlu adanya pemeriksaan data aktivitas dibidang produksi mulai dari proses membeli bahan baku hingga diproduksi menjadi barang jadi lebih sederhana. Stok optik yang tersedia pada toko tersebut pun akan mudah untuk dipantau dan mencegah kekurangan produk.

3. Mencatat aset dan transaksi

Untuk melakukan efisiensi waktu maka tidak lagi perlu adanya kalkulasi atau penghitungan data penyusutan secara manual yang dapat berisiko terhadap kesalahan dan banyak membuang waktu. Software tersebut dapat mempermudah adanya pencatatan setiap transaksi pembelian aset juga dapat otomatis terekap tanpa perlu adanya input banyak data.

4. Memantau siklus barang di banyak gudang

Dengan adanya salah satu fitur untuk melengkapi penglihatan bagaimana pergerakan barang di banyak gudang agar semakin teratur sehingga akan mudah terpantau. Software optik yang mengatur resep kacamata ini disediakan untuk menjadi alat bantu agar memudahkan untuk mengelola penjualan optik, frame, dan persediaan lensa kontak.

5. Optimasi penggunaan sumber daya

Dengan menggunakan login terpisah untuk tiap karyawan maka pelacakan kinerja penjualan pada setiap individu akan menjadi lebih mudah. Menjadi lebih melestarikan lingkungan dengan faktur elektronik atau email.

6. Keputusan efisiensi pembelian

Hal ini mendorong untuk pembelian sesuai dengan apa yang diperlukan sehingga pembelian menjadi efektif karena stok kebutuhan yang sudah terdata secara otomatis. Salah satu fitur dalam software tersebut akan menghindari lebih banyak stok yang mati karena pembelian yang berlebih.

7. Adanya kepuasan pelanggan

Hal yang tidak kalah penting lainnya adalah pelanggan mengetahui produk yang disukai, maka nantinya promosi yang didasarkan segmen pasar ini akan terpenuhi. Dengan menggunakan sistem cloud online lengkap dan telah teruji serta terbukti, data Anda menjadi terjaga keamanannya di dalam software optik.

Salah satu software toko optik yang banyak digunakan salah satunya adalah POS optik yang khusus untuk toko optik dengan fitur seperti stock produk optik seperti kaca mata, frame, lensa dan spare part penunjang lainnya. Software yang dilengkapi dengan fitur akunting dan rekam medis sesuai dengan kategori optik, lensa dan frame.

Seperti halnya untuk optik versi profesional akan dilengkapi dengan fitur transaksi sistem multi outlet yang bisa Anda gunakan untuk transaksi antar outlet melalui jaringan internet. Software ini juga terdiri dari master data, modul pembelian dan modul penjualan mulai dari discount produk dan discount member.

Tidak hanya itu, keuntungan lainnya yang bisa Anda peroleh adalah berkaitan dengan data rekam medis pasien optik yang dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk memberikan software optik yang harus dibeli pelanggan dengan melihat riwayat medisnya, dengan menu ini nantinya akan terekap histori pelanggan yang sering berbelanja ke toko tersebut.

Selain itu, laporan pengelolaan order akan memudahkan bagian kasir untuk mengingat daftar yang sudah di kirim ataupun yang belum diambil oleh pelanggan tersebut. Sehingga pekerjaan Anda tentunya akan jauh lebih efektif.

Selain itu Anda juga dapat mengurangi kecurangan atau kerugian yang bisa saja Anda alami karena semuanya sudah tercatat didalam aplikasi optik berbasis software pendukung ini.

Itulah beberapa penjelasan terkait dengan software optik dan kegunaannya yang bisa Anda jadikan sebagai bahan referensi dalam hal pemilihan dan pengoperasian di dalam bisnis toko optik Anda.