Masih banyak yang mengira kalau faktur penjualan dan faktur pajak itu sama. Padahal, dua dokumen ini punya fungsi yang berbeda banget meskipun sama-sama berhubungan dengan transaksi bisnis. Buat kamu yang sedang merintis usaha atau sedang belajar soal administrasi bisnis, penting banget tahu bedanya biar enggak salah langkah waktu bikin laporan keuangan atau urusan perpajakan. Kami sering lihat banyak pelaku bisnis yang mencampuradukkan keduanya dan ujung-ujungnya malah repot sendiri waktu urusan pajak datang.

Nah, lewat pembahasan ini, kami bakal jelasin dengan gaya santai dan mudah dipahami tentang apa itu faktur penjualan, apa itu faktur pajak, dan apa sih sebenarnya perbedaan di antara keduanya. Kami juga akan bahas bagaimana software pembuat faktur bisa bantu kamu mengelola keduanya tanpa ribet.

Apa Itu Faktur Penjualan?

Faktur penjualan adalah dokumen yang dibuat oleh penjual sebagai bukti kalau transaksi penjualan barang atau jasa sudah dilakukan. Sederhananya, ini semacam tanda bukti yang dikasih ke pembeli setelah dia melakukan pembelian. Biasanya, di dalam faktur penjualan tercantum informasi penting seperti nama penjual dan pembeli, tanggal transaksi, nama produk, jumlah barang, harga per unit, total harga, serta metode pembayaran.

Faktur penjualan jadi bagian penting dari proses bisnis karena dokumen ini bisa digunakan untuk mencatat pendapatan, menghitung keuntungan, sampai melacak penjualan dari waktu ke waktu. Selain itu, faktur penjualan juga bisa membantu kamu kalau suatu hari ada komplain dari pembeli. Karena lewat faktur itu, kamu punya bukti sah tentang detail transaksi yang udah terjadi.

Buat perusahaan atau pelaku bisnis yang udah punya sistem akuntansi rapi, faktur penjualan ini juga jadi dasar untuk pencatatan jurnal penjualan. Jadi setiap kali ada transaksi, data di faktur penjualan akan masuk ke pembukuan dan membantu bagian keuangan menghitung total pendapatan perusahaan.

Apa Itu Faktur Pajak?

Berbeda dengan faktur penjualan, faktur pajak adalah dokumen yang berkaitan langsung dengan kewajiban pajak pertambahan nilai (PPN). Faktur ini diterbitkan oleh Pengusaha Kena Pajak atau PKP sebagai bukti bahwa transaksi yang dilakukan sudah dikenakan PPN sesuai peraturan perpajakan di Indonesia.

Isi dari faktur pajak juga cukup detail, bahkan lebih kompleks dibandingkan faktur penjualan. Di dalamnya ada identitas penjual dan pembeli, NPWP masing-masing pihak, kode dan nomor seri faktur pajak, harga jual, besaran PPN yang dikenakan, serta total harga setelah pajak. Faktur pajak biasanya diterbitkan bersamaan dengan transaksi yang kena PPN, misalnya penjualan produk yang tidak termasuk kategori bebas pajak.

Faktur pajak ini juga berfungsi sebagai bukti pemungutan dan pelaporan pajak ke Direktorat Jenderal Pajak. Jadi ketika kamu sebagai penjual sudah menerbitkan faktur pajak, itu artinya kamu sudah resmi menyetorkan PPN ke negara sesuai transaksi yang terjadi. Di sisi lain, pembeli yang juga PKP bisa menggunakan faktur pajak tersebut sebagai kredit pajak masukan saat menghitung kewajiban pajaknya.

Perbedaan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak

Sekilas memang mirip karena sama-sama berisi data transaksi antara penjual dan pembeli. Tapi sebenarnya faktur penjualan dan faktur pajak punya perbedaan yang cukup signifikan dari berbagai aspek.

1. Dari Segi Fungsi

Faktur penjualan berfungsi sebagai bukti transaksi jual beli antara penjual dan pembeli. Dokumen ini lebih berorientasi ke kegiatan bisnis internal seperti pencatatan penjualan, laporan keuangan, dan bukti sah kalau transaksi sudah dilakukan.

Sementara itu, faktur pajak berfungsi sebagai bukti pemungutan dan pelaporan PPN ke negara. Jadi tujuannya bukan sekadar untuk mencatat transaksi, tapi juga untuk memenuhi kewajiban perpajakan.

2. Dari Segi Penerbit

Faktur penjualan bisa diterbitkan oleh siapa saja, baik perorangan, toko kecil, maupun perusahaan besar. Tidak ada aturan khusus tentang siapa yang boleh mengeluarkan faktur penjualan.

Sedangkan faktur pajak hanya boleh diterbitkan oleh Pengusaha Kena Pajak atau PKP yang sudah terdaftar di Direktorat Jenderal Pajak. Artinya, tidak semua penjual bisa bikin faktur pajak, karena harus memenuhi syarat administrasi tertentu terlebih dahulu.

3. Dari Segi Isi Dokumen

Isi faktur penjualan biasanya hanya mencakup informasi dasar transaksi seperti nama barang, jumlah, harga, dan total pembayaran.

Faktur pajak lebih kompleks karena memuat elemen tambahan seperti NPWP, kode transaksi, tarif PPN, hingga nomor seri faktur pajak. Struktur dan formatnya pun sudah diatur secara resmi oleh peraturan perpajakan.

4. Dari Segi Tujuan Penggunaan

Faktur penjualan digunakan untuk keperluan bisnis, pencatatan penjualan, dan pengelolaan keuangan.

Sementara faktur pajak digunakan untuk pelaporan pajak, baik oleh penjual maupun pembeli yang sama-sama berstatus PKP. Jadi, faktur pajak punya nilai hukum yang lebih tinggi dalam konteks perpajakan.

5. Dari Segi Waktu Penerbitan

Faktur penjualan bisa dibuat kapan saja setelah transaksi terjadi, tergantung kebijakan perusahaan.

Sedangkan faktur pajak harus diterbitkan paling lambat pada saat penyerahan barang atau jasa, atau ketika pembayaran diterima. Ini diatur secara jelas dalam peraturan perpajakan.

6. Dari Segi Regulasi dan Sanksi

Faktur penjualan tidak diatur secara ketat oleh pemerintah, jadi kalau ada kesalahan biasanya tidak menimbulkan sanksi hukum.

Namun faktur pajak diatur ketat dan jika ada kesalahan, misalnya salah nomor seri atau tidak dilaporkan tepat waktu, bisa dikenakan sanksi administratif atau denda sesuai ketentuan pajak yang berlaku.

7. Dari Segi Bentuk dan Format

Faktur penjualan bisa dibuat dengan format bebas, bahkan bisa dalam bentuk sederhana seperti nota atau invoice biasa.

Sementara faktur pajak harus mengikuti format elektronik yang sudah ditentukan oleh Direktorat Jenderal Pajak melalui sistem e-Faktur. Nomor serinya pun harus didapat dari DJP secara resmi.

Pentingnya Memahami Kedua Jenis Faktur

Sebagai pelaku bisnis, kamu perlu tahu kapan harus menggunakan faktur penjualan dan kapan harus menggunakan faktur pajak. Kesalahan dalam penggunaan bisa bikin pencatatan keuangan berantakan, bahkan bisa berakibat fatal kalau sampai salah lapor pajak.

Faktur penjualan membantu kamu mengelola bisnis dengan lebih rapi dan profesional, sedangkan faktur pajak memastikan bisnis kamu patuh terhadap aturan perpajakan. Jadi, meskipun keduanya saling berkaitan, kamu enggak bisa menganggapnya sama.

Bagaimana Software Pembuat Faktur Bisa Membantu?

Sekarang, hampir semua bisnis sudah mulai beralih ke sistem digital, termasuk dalam urusan pembuatan faktur. Software pembuat faktur hadir untuk membantu kamu membuat faktur penjualan dan faktur pajak secara otomatis, cepat, dan akurat.

Dengan software pembuat faktur, kamu enggak perlu lagi repot membuat faktur manual satu per satu. Cukup masukkan data transaksi seperti nama pelanggan, produk, harga, dan sistem akan langsung menghasilkan faktur dengan format yang rapi dan profesional. Selain itu, kamu juga bisa menyimpan semua data transaksi di satu tempat, jadi lebih mudah saat butuh laporan bulanan atau tahunan.

Untuk faktur pajak, software semacam ini bahkan bisa terhubung langsung ke sistem e-Faktur milik DJP. Artinya, kamu bisa menerbitkan faktur pajak resmi tanpa perlu keluar masuk portal pajak secara manual. Semua prosesnya bisa dilakukan dari satu dashboard yang sama. Ini jelas menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan input data.

Selain efisiensi, software pembuat faktur juga membantu menjaga konsistensi data antar departemen. Bagian penjualan, keuangan, dan pajak bisa saling terhubung lewat sistem yang sama. Setiap kali ada transaksi, faktur penjualan otomatis tercatat, dan jika transaksi tersebut kena PPN, sistem bisa langsung membuat faktur pajaknya.

Keunggulan lainnya, software ini biasanya dilengkapi fitur pelacakan status faktur. Jadi kamu bisa tahu mana faktur yang sudah dikirim ke pelanggan, mana yang belum dibayar, dan mana yang sudah selesai diproses pajaknya. Semuanya bisa dipantau dengan mudah, bahkan lewat smartphone.

Selain itu, software pembuat faktur juga membantu kamu tetap patuh pada regulasi. Misalnya, sistem akan memberi peringatan kalau ada faktur pajak yang belum dilaporkan atau belum memiliki nomor seri resmi dari DJP. Dengan begitu, kamu bisa menghindari denda akibat kelalaian administrasi.

Buat kamu yang baru merintis bisnis, software pembuat faktur juga bisa jadi investasi yang sangat membantu. Selain mempercepat pekerjaan, software ini bikin bisnis kamu terlihat lebih profesional di mata pelanggan. Bayangkan kalau kamu kirim faktur dengan logo bisnis, format rapi, dan otomatis terhitung PPN-nya, pasti pelanggan juga akan lebih percaya.

Dan kalau bisnis kamu sudah berkembang, sistem ini akan makin terasa manfaatnya. Semakin banyak transaksi berarti semakin banyak faktur yang harus dibuat. Tanpa software, kamu bisa kewalahan, apalagi kalau harus mengatur faktur pajak yang punya aturan ketat. Dengan software, semuanya jadi otomatis, akurat, dan bisa dipantau kapan pun kamu mau.

Software pembuat faktur benar-benar jadi penyelamat buat pelaku bisnis modern. Dengan satu alat, kamu bisa mengelola faktur penjualan dan faktur pajak secara bersamaan tanpa khawatir salah hitung atau lupa lapor. Semua jadi lebih efisien, tertata, dan tentu saja, bisnis kamu pun terlihat lebih profesional. Jadi mulai sekarang, jangan lagi bingung antara faktur penjualan dan faktur pajak. Keduanya memang mirip, tapi fungsinya beda dan sama-sama penting untuk kelancaran bisnismu.