Ada beberapa penyebab mengapa setoran unit usaha sering telat, dan masalah ini ternyata lebih kompleks daripada sekadar lupa bayar. Salah satu penyebab utama adalah kurangnya pengingat atau sistem yang mengatur jadwal setoran secara otomatis. Banyak pengelola bumdes masih mengandalkan pencatatan manual di buku catatan atau spreadsheet sederhana yang mudah terlupakan. Ketika pengelola sibuk dengan banyak pekerjaan administrasi lainnya, jadwal setoran bisa terlewat begitu saja. Akibatnya, unit usaha yang seharusnya menyetor tepat waktu sering menunda tanpa sadar bahwa batas waktu sudah lewat.

Selain itu, seringkali ada kendala internal dari unit usaha itu sendiri. Misalnya, beberapa unit usaha sedang mengalami kesulitan keuangan sementara, baik karena penjualan menurun atau adanya pengeluaran mendesak yang tidak terduga. Ketika kondisi keuangan unit usaha sedang tidak stabil, mereka cenderung menunda setoran ke bumdes untuk menjaga likuiditas internal. Masalah seperti ini sering kali tidak bisa diselesaikan hanya dengan komunikasi lisan, karena pengelola unit usaha juga membutuhkan panduan sistematis agar setoran tetap bisa berjalan meski ada kendala.

Faktor komunikasi yang kurang baik juga menjadi penyebab signifikan keterlambatan setoran. Banyak unit usaha dan pengelola bumdes pusat belum memiliki saluran komunikasi yang efektif. Tanpa koordinasi yang jelas, informasi tentang jumlah setoran, tanggal jatuh tempo, atau perubahan jadwal bisa terlewat. Misalnya, satu unit usaha mungkin mengira batas setoran jatuh di tanggal 15, padahal pengelola bumdes pusat sudah menetapkan tanggal 10. Perbedaan persepsi seperti ini bisa menyebabkan keterlambatan yang sebetulnya bisa dihindari dengan komunikasi yang lebih rapi dan sistematis.

Selain itu, ketidakteraturan pencatatan juga menjadi masalah serius. Tanpa sistem yang rapi untuk mencatat semua setoran yang masuk dan yang belum masuk, pengelola bumdes harus menghabiskan waktu ekstra hanya untuk mengecek status setoran. Proses manual ini tentu rentan terhadap kesalahan manusia, kehilangan catatan, atau bahkan pencatatan ganda yang membingungkan. Akibatnya, unit usaha bisa terlewat setornya, sementara pengelola juga tidak menyadari adanya keterlambatan sampai audit atau evaluasi keuangan dilakukan.

Banyak faktor ini saling berkaitan. Kurangnya pengingat otomatis, kendala internal unit usaha, komunikasi yang tidak efektif, dan pencatatan manual yang kacau menciptakan efek domino yang membuat setoran unit usaha sering telat. Masalah ini tidak bisa diselesaikan dengan usaha ad hoc atau pengingat manual semata. Untuk mengatasi keterlambatan ini, bumdes membutuhkan solusi modern yang mampu mengintegrasikan semua aspek: pengingat otomatis, pencatatan yang rapi, transparansi data, dan kemudahan komunikasi dengan setiap unit usaha.