Banyak pengusaha travel yang sering merasa heran melihat pergerakan bisnis pesaing di lapangan. Kamu mungkin salah satu yang terus memperhatikan bagaimana kompetitor bisa dengan santai membuka banyak cabang baru di berbagai lokasi berbeda. Hitungan kasarnya pasti langsung muncul di kepala kamu. Kalau membuka satu cabang baru saja, otomatis harus merekrut minimal dua orang admin untuk mengurus pendaftaran dan operasional harian. Belum lagi kalau cabang yang dibuka ada lima atau sepuluh. Biaya bulanan untuk menggaji admin tentu akan sangat menguras kas perusahaan. Tapi anehnya kompetitor ini terlihat tenang dan pengeluaran operasional mereka seolah tidak membengkak sama sekali. Ternyata mereka punya sebuah rahasia besar yang sangat sederhana.

Kamu mungkin berpikir mereka memaksa admin pusat untuk bekerja dua kali lipat lebih keras. Padahal kenyataannya tidak seperti itu. Mereka justru mengurangi beban kerja semua orang yang ada di dalam tim. Rahasia utama mereka adalah menghentikan cara kerja manual yang memakan waktu dan beralih menggunakan software travel yang bisa mengerjakan rutinitas tersebut secara mandiri. Saat sistem sudah berjalan rapi, menambah cabang baru hanya berarti menambah titik penjualan tanpa perlu menambah tim administrasi di belakang layar. Kami akan mengajak kamu melihat lebih dekat bagaimana cara kerja rahasia ini bisa diterapkan di bisnis travel milikmu.

Kompetitor Bisa Buka Cabang Tanpa Tambah Admin Hanya Pakai Software Travel

Mengelola bisnis dengan banyak cabang memang terdengar menakutkan kalau semua hal masih dicatat di buku tulis atau aplikasi ketik biasa. Namun kompetitor kamu bisa bergerak cepat karena mereka menyerahkan tugas mencatat dan mengecek data kepada software travel yang bekerja penuh waktu tanpa perlu istirahat. Sistem ini menggantikan peran admin yang biasanya sibuk menyalin data dari satu kertas ke kertas lain. Mari kita bedah satu per satu bagaimana alat bantu ini bisa membuat operasional bisnis kamu jauh lebih ringan meski cabang terus bertambah.

Semua Data Pemesanan Masuk ke Satu Wadah Utama

Pekerjaan paling melelahkan bagi seorang admin adalah mengumpulkan data pelanggan dari berbagai cabang. Kalau kamu masih pakai cara lama, admin pusat harus terus bertanya ke setiap cabang mengenai siapa saja yang mendaftar hari ini. Lalu admin cabang harus mengirimkan foto formulir kertas yang kadang tulisannya sulit dibaca. Setelah itu admin pusat harus mengetik ulang semua nama dan nomor telepon pelanggan tersebut ke komputer pusat. Proses ini sangat lambat dan rawan kesalahan ketik yang bisa berakibat fatal.

Kondisi tersebut tidak akan terjadi kalau kamu sudah menggunakan software travel untuk bisnis kamu. Saat ada pelanggan yang mendaftar di cabang paling jauh sekalipun, staf di sana cukup memasukkan data pelanggan ke dalam sistem. Dalam hitungan detik data tersebut langsung muncul di layar komputer admin pusat. Admin pusat tidak perlu lagi menelepon atau menunggu kiriman pesan dari cabang. Wadah penyimpanan utama ini bekerja seperti sebuah buku besar ajaib yang halamannya bisa ditulis oleh siapa saja dari lokasi berbeda namun bisa dibaca oleh admin pusat saat itu juga. Pekerjaan mengetik ulang data benar hilang sepenuhnya sehingga admin pusat punya banyak waktu luang untuk mengerjakan hal lain yang lebih penting.

Pembayaran Lunas Tanpa Perlu Tunggu Pengecekan Manual

Masalah kedua yang selalu membuat pengusaha travel pusing adalah urusan pembayaran. Bayangkan kalau setiap hari ada puluhan pelanggan dari berbagai cabang yang mentransfer uang muka atau pelunasan. Admin kamu harus memelototi layar mutasi rekening bank setiap jam. Mereka harus mencocokkan nominal uang yang masuk dengan nama pelanggan yang mendaftar. Terkadang ada pelanggan yang lupa mengirim bukti transfer atau transfer dengan nominal yang kurang sedikit. Admin harus mencari tahu uang siapa yang baru saja masuk tersebut. Pekerjaan ini sangat menyita fokus dan tenaga.

Kompetitor kamu sudah meninggalkan cara yang membuat stres tersebut. Mereka memilih software travel yang sudah punya fitur terhubung langsung dengan pihak bank. Ketika pelanggan melakukan pemesanan, sistem akan memberikan nomor tujuan transfer yang unik untuk pelanggan tersebut. Saat pelanggan selesai membayar, sistem akan otomatis membaca uang yang masuk dan langsung mengubah status pemesanan menjadi lunas. Admin kamu tidak perlu lagi membuka rekening bank untuk mengecek satu per satu. Sistem yang akan mencocokkan angka dan nama secara mandiri. Pelanggan senang karena pembayaran mereka langsung dikonfirmasi detik itu juga, dan admin kamu bisa bekerja dengan tenang tanpa takut salah rekap uang masuk.

Pemberitahuan Jadwal dan Tiket Terkirim Langsung ke Pelanggan

Tugas rutin admin yang tidak kalah merepotkan adalah memberi kabar kepada pelanggan. Mulai dari mengingatkan jadwal pelunasan, membagikan tiket keberangkatan, sampai menginformasikan titik kumpul. Admin harus menyalin pesan dari naskah contoh, mengganti nama pelanggan satu per satu, lalu mengirimkannya lewat aplikasi pesan singkat. Kalau pesertanya hanya sepuluh orang mungkin masih wajar. Tapi bagaimana kalau pesertanya ratusan orang dari berbagai cabang? Jari admin pasti akan keriting dan risiko salah kirim pesan ke orang yang salah sangat tinggi.

Di sinilah software travel kembali mengambil alih pekerjaan berat tersebut. Sistem ini biasanya sudah dilengkapi dengan kemampuan untuk mengirim pesan secara otomatis. Kamu cukup membuat aturan main di dalam sistem. Misalnya kamu mengatur agar sistem mengirim pesan tagihan tiga hari sebelum batas waktu pembayaran. Atau sistem langsung mengirim tiket elektronik semenit setelah pelanggan lunas. Sistem akan bekerja tepat waktu sesuai jadwal yang kamu buat. Pesan yang terkirim juga otomatis menyebutkan nama masing masing pelanggan agar terasa lebih personal. Admin tidak perlu lagi begadang hanya untuk mengirim ratusan pesan pengingat ke peserta tour esok hari.

Mengatur Sisa Kursi dan Jadwal Keberangkatan Tepat Waktu

Sering kali terjadi masalah bentrok pemesanan kursi karena komunikasi antar cabang yang lambat. Cabang utara baru saja menjual kursi nomor lima, tapi karena belum lapor ke pusat, kursi yang sama juga dijual oleh cabang selatan kepada orang lain. Kejadian seperti ini akan membuat pelanggan kecewa dan marah besar. Admin pusat biasanya harus bertindak sebagai pengatur lalu lintas yang sibuk memberi tahu semua cabang mengenai sisa kursi yang masih kosong setiap beberapa menit sekali.

Masalah ketersediaan kursi ini bisa diselesaikan dengan sangat elegan oleh software travel terkini. Sistem ini memiliki papan informasi yang menampilkan denah kursi atau kuota paket wisata secara langsung. Begitu kursi nomor lima dibeli oleh cabang utara, layar komputer di cabang selatan akan langsung memberi tanda bahwa kursi tersebut sudah penuh. Semua orang di semua cabang melihat ketersediaan yang sama persis di detik yang sama. Admin pusat tidak perlu lagi repot menjadi pusat informasi yang selalu ditanya sisa kuota. Semua sudah terpampang jelas di layar masing masing cabang.

Laporan Keuangan Cabang Langsung Selesai Tanpa Rekap Ulang

Setiap akhir bulan adalah masa masa yang paling menegangkan bagi bagian keuangan atau admin pusat. Mereka harus mengumpulkan semua catatan pemasukan dan pengeluaran dari seluruh cabang. Sering kali uang yang ada di laci cabang tidak sama dengan catatan di buku mereka. Admin pusat harus begadang berhari hari hanya untuk mencari tahu selisih uang sepuluh ribu rupiah. Membuka cabang baru berarti menambah tumpukan laporan kertas yang harus diperiksa dengan teliti setiap akhir bulan.

Kabar baiknya software travel mengubah akhir bulan menjadi hari yang santai. Karena semua transaksi pendaftaran dan pembayaran sejak awal sudah dimasukkan ke dalam sistem, laporan keuangannya sebenarnya sudah selesai dibuat detik itu juga. Admin hanya perlu menekan tombol untuk melihat laporan pendapatan cabang mana pun yang mereka inginkan. Sistem akan menampilkan rincian dari mana saja uang masuk dan berapa total kas yang seharusnya ada. Tidak ada lagi drama kalkulator yang angkanya selalu berbeda tiap kali dihitung ulang. Laporan yang akurat membuat kamu sebagai pemilik bisnis bisa mengambil keputusan dengan lebih cepat dan berani untuk membuka cabang cabang berikutnya.

Melihat semua kemudahan di atas, sangat wajar jika kompetitor kamu terlihat begitu mudah membesarkan usahanya. Kami tahu kamu juga ingin bisnis travel kamu tumbuh dengan cepat tanpa pusing memikirkan biaya gaji admin yang membengkak. Kami di Starfield memiliki solusi lengkap yang kamu butuhkan. Kami menyediakan software travel serba ada yang dilengkapi fitur sangat lengkap. Mulai dari mengelola data pelanggan dan pemesanan, pembayaran otomatis melalui saluran bank resmi, sampai fitur pengirim pesan otomatis lewat nomor WhatsApp pelanggan. Kamu bisa mendapatkan semua kemudahan ini cukup dengan membayar Rp25 juta satu kali saja di awal. Kami tidak membebani kamu dengan biaya sewa bulanan atau biaya berlangganan tahunan yang mencekik. Kamu beli sekali dan sistem ini siap menjadi admin super andalan kamu selamanya.